Registre unique du personnel : ce que vous devez savoir en tant qu'employeur

Registre unique du personnel : qui est concerné ? 📋

Le registre unique du personnel (à ne pas confondre avec le dossier du personnel) est obligatoire dans toute entreprise qui emploie des salariés. Une société qui possède plusieurs établissements doit donc veiller à disposer d'un registre pour chacun d'eux.

Dans les faits, le registre ne se limite donc pas à une simple liste des effectifs : il doit permettre de retracer précisément les principales caractéristiques de chaque relation de travail.

À noter : les stagiaires et les volontaires en service civique accueillis dans l'établissement doivent également être inscrits dans une partie spécifique du registre, dans l'ordre de leur arrivée.

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Quelles sont les mentions obligatoires du registre unique du personnel ? 📝

Les mentions obligatoires varient selon les catégories de salariés. Pour chaque personne, le registre doit notamment comporter la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi, la qualification ainsi que les dates d'entrée et de sortie de l'établissement.

D'autres informations s'ajoutent selon la situation :

• La mention « contrat à durée déterminée » pour les salariés concernés ;
• La mention « salarié temporaire », accompagnée du nom et de l'adresse de l'entreprise de travail temporaire pour les intérimaires ;
• La mention « salarié mis à disposition par un groupement d'employeurs », ainsi que les coordonnées de celui-ci ;
• La mention « salarié à temps partiel » lorsque la situation le justifie ;
• La mention « apprenti » pour un jeune titulaire d'un contrat d'apprentissage ;
• La mention « contrat de professionnalisation » pour les salariés concernés ;
• Les informations relatives à l'autorisation de travail pour certains travailleurs étrangers.

Pour un stagiaire, le registre doit également indiquer ses nom et prénom(s), les dates de début et de fin du stage, ainsi que les nom et prénoms du tuteur et le lieu de présence du stagiaire.

L'adresse de l'entreprise n'est donc pas une information générale à renseigner pour chaque salarié.

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Comment assurer la tenue et la mise à jour du registre ? 🔄

Comme nous l'avons indiqué en introduction, le registre doit être renseigné au moment de l'embauche. Les informations concernant les événements qui surviennent ensuite doivent être ajoutées au moment où ils se produisent.

Nous pensons, par exemple, au départ d'un salarié.

Cette règle implique de prévoir une procédure fiable entre la gestion du personnel et les personnes chargées de la tenue du registre. L'objectif étant de créer un document mis à jour quand nécessaire.

Pour cela, le registre doit donc être intégré aux processus habituels de gestion administrative des collaborateurs.

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Faut-il tenir le registre sur un support papier ? 💻

Le Code du travail autorise, sous certaines conditions, le recours à d'autres moyens que le support papier, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.

Surtout qu'un registre numérique facilite la mise à jour et le suivi des effectifs. À condition que le système utilisé permette de retrouver les informations requises afin de garantir leur intégrité.

Cela dit, si vous souhaitez utiliser un support de substitution, certaines exigences spécifiques s'appliquent. Vous devez notamment adresser à l'inspection du travail l'avis du comité social et économique prévu par le Code du travail.

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Qui peut consulter le registre unique du personnel ? 👥

Le registre doit être tenu à la disposition du comité social et économique ainsi que des personnes chargées de contrôler l'application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale.

C'est le cas en particulier des agents de l'inspection du travail qui doivent accéder aux informations nécessaires dans le cadre de leurs missions de contrôle.

Pour les travailleurs étrangers, une copie des titres autorisant l'exercice d'une activité salariée doit être annexée au registre. Elle doit être accessible aux personnes habilitées dans l'établissement ou, lorsque les salariés concernés travaillent sur un autre lieu de présence, sur le chantier ou tout lieu de travail distinct concerné.

Les salariés détachés font également l'objet d'une règle particulière : la déclaration prévue par la réglementation doit être annexée au registre de l'entreprise qui les accueille.

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Combien de temps conserver le registre unique du personnel ? 📅

Les mentions du registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire quitte l'établissement.

Attention : le délai ne commence pas à courir à partir de la date d'embauche, mais dès le départ de la personne concernée. Pour déterminer la durée de conservation, les équipes RH doivent donc identifier précisément la date de fin de présence de chaque salarié ou stagiaire.

Cette règle s'applique aux informations figurant dans le registre et doit être prise en compte dans la politique de conservation des documents RH.

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Quelles sanctions en cas de registre non conforme ? ⚠️

L'absence de registre, le non-respect des règles d'inscription ou certaines irrégularités dans les mentions peuvent être sanctionnés par une contravention de quatrième classe.

La réglementation précise que l'amende s'applique autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées. L'enjeu n'est donc pas seulement de disposer d'un registre : les informations qui y figurent doivent également respecter les règles prévues par le Code du travail.

À savoir : une vérification régulière constitue une précaution simple pour repérer les oublis, les informations incomplètes et les situations qui n'ont pas été mises à jour.

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Les points à vérifier pour être conforme ✅

À ce titre, voici les éléments à vérifier par les RH qui veulent contrôler rapidement leur registre unique du personnel :

• Un registre est disponible pour chaque établissement concerné ;
• Les noms et prénoms sont inscrits dans l'ordre des embauches ;
• Les mentions obligatoires correspondant à chaque situation sont renseignées ;
• Les dates d'entrée et de sortie sont correctement enregistrées ;
• Les stagiaires et les volontaires en service civique figurent bien dans la partie prévue à cet effet ;
• Les événements postérieurs à l'embauche sont ajoutés lorsqu'ils surviennent ;
• Les documents annexes nécessaires sont accessibles ;
• Le registre peut être présenté aux personnes habilitées ;
• Les informations sont conservées cinq ans après le départ du salarié ou du stagiaire.

Enfin, le fait qu'un établissement soit situé dans une région ultrapériphérique ne constitue pas, à lui seul, une nouvelle catégorie de mention générale à ajouter au registre : les informations à renseigner restent celles prévues par les textes applicables à la situation concernée.

Pour en savoir plus, Service Public Entreprendre détaille les mentions obligatoires du registre unique du personnel.