GED RH, coffre-fort, SIRH : qui fait quoi ?

SIRH, GED RH et coffre-fort : quelles différences ? 🧩

Avant de choisir une solution, il nous paraît utile de distinguer clairement le rôle de chacune.

Voici un tableau qui le résume bien :

À savoir : les fonctionnalités varient d’un éditeur à l’autre et une solution peut intégrer plusieurs de ces fonctions. Il faut donc regarder le périmètre réellement couvert plutôt que se fier uniquement à son appellation.

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À quoi sert un SIRH ? ⚙️

Un SIRH, ou système d’information des ressources humaines, sert avant tout à structurer et automatiser une partie des processus RH. Il centralise les informations concernant les collaborateurs et facilite leur exploitation par les équipes RH.

Selon les solutions SIRH, il peut couvrir la gestion administrative du personnel, les congés et absences, le recrutement, l’intégration des nouveaux collaborateurs, les entretiens, la formation ou encore le suivi des talents.

Son intérêt est également de réduire certaines tâches administratives et de faciliter le pilotage de l’activité. Un tableau de bord peut par exemple regrouper différents indicateurs utiles au suivi des effectifs ou des absences.

Un SIRH peut aussi proposer des fonctions de gestion documentaire comme le stockage de certains fichiers ou l’association des documents à une fiche collaborateur.

Cela ne signifie pas pour autant qu’il remplace systématiquement une GED RH. Le SIRH constitue donc avant tout un outil de pilotage des ressources humaines et des processus associés.

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Quel est le rôle d’une GED RH ? 📁

Une GED RH répond à un besoin différent : elle sert à organiser et gérer les documents liés à l’activité des ressources humaines.

Elle peut centraliser les contrats de travail, avenants, justificatifs, dossiers salariés ou différents documents administratifs. Les équipes RH peuvent ensuite les classer, les rechercher, les consulter ou contrôler les droits d’accès depuis un même environnement.

La gestion documentaire ne consiste donc pas simplement à déposer des fichiers dans un espace de stockage. Une GED peut aussi prendre en charge la circulation des documents, leur classement, leurs versions et certaines mises à jour.

Cette organisation devient particulièrement utile lorsque les documents sont nombreux ou dispersés entre plusieurs dossiers, ordinateurs et outils.

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À quoi sert un coffre-fort numérique RH ? 🔐

Le coffre-fort électronique répond principalement à un besoin de conservation et de mise à disposition sécurisée de documents sensibles.

Les services RH l’utilisent notamment pour transmettre et conserver des documents destinés aux salariés, comme un bulletin de salaire ou des bulletins de paie. Le collaborateur dispose alors d’un espace sécurisé dans lequel il peut retrouver les documents qui lui sont remis.

Il se distingue ainsi d’un outil GED par son usage. Cette dernière vise à gérer un ensemble de documents dans le cadre de l’activité de l’entreprise tandis que le coffre-fort est davantage centré sur la conservation et l’accès sécurisé à certains documents sensibles.

Les caractéristiques en matière d’archivage sécurisé, de conservation ou de sécurité peuvent par ailleurs varier selon le prestataire et la solution retenue.

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Pourquoi associer SIRH, GED RH et coffre-fort numérique ? 🔗

Ces trois outils peuvent fonctionner ensemble lorsqu’ils répondent à des besoins différents au sein d’une même organisation.

Le principe peut être résumé simplement :

• SIRH : les données et les processus RH ;
• GED RH : les documents et leur organisation ;
• Coffre-fort : la conservation et la mise à disposition sécurisée de certains documents.

Prenons l’exemple de l’arrivée d’un nouveau collaborateur. Ses informations peuvent être enregistrées dans le SIRH afin de déclencher et suivre le processus d’intégration. Ses contrats de travail et justificatifs peuvent, en parallèle, être classés dans la GED. Les documents qui doivent lui être remis peuvent ensuite être déposés dans son coffre-fort numérique.

Le même principe peut s’appliquer au cours de la vie du salarié : nouveaux documents, modifications contractuelles, bulletins de paie ou documents liés à son départ peuvent suivre des circuits adaptés à leur nature.

Cette complémentarité évite de demander à un seul outil de répondre à tous les besoins. Elle suppose toutefois de réfléchir aux échanges entre les différentes solutions afin de limiter les doubles saisies et les manipulations inutiles.

La dématérialisation RH constitue justement une étape importante pour structurer cet écosystème.

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Quel outil choisir selon les besoins des RH ? 🎯

Le choix dépend avant tout du problème que l’entreprise cherche à résoudre.

Si la priorité est d’automatiser les processus, de centraliser les informations collaborateurs et de piloter l’activité, un SIRH est la catégorie de solution à étudier.

Si le principal problème concerne les documents dispersés, leur classement, leur recherche ou leur partage, une GED RH répond davantage à ce besoin de gestion documentaire.

Si l’objectif est de transmettre et conserver de manière sécurisée des documents destinés aux salariés (les bulletins de paie, par exemple), un coffre-fort numérique peut compléter le dispositif.

À noter : il n’est pas forcément nécessaire de choisir entre ces trois solutions. Une entreprise peut opter pour un outil couvrant plusieurs fonctions ou mettre en place plusieurs briques interconnectées.

Dans tous les cas, avant de choisir, les équipes RH doivent examiner le volume de documents à gérer, les profils d’accès, les besoins d’intégration, les données personnelles traitées et les fonctionnalités réellement nécessaires. La facilité d’utilisation et les possibilités de mises à jour sont également à prendre en compte.

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Comment mettre en place un écosystème RH cohérent ? 🚀

Afin d’assurer une bonne mise en place d’outils RH, la première étape consiste à identifier les difficultés rencontrées par les équipes : documents difficiles à retrouver, tâches administratives répétitives, processus manuels ou multiplicité des espaces de stockage.

Vous pouvez ensuite cartographier les documents et les processus existants. Cette analyse permet de déterminer ce qui relève du SIRH, de la GED ou du coffre-fort numérique.

Les règles d’accès et de conservation doivent également être définies, notamment lorsque les outils traitent des données personnelles.

À ce titre, la CNIL fournit des recommandations spécifiques concernant le traitement des données personnelles dans le cadre du travail et de la gestion du personnel.

Enfin, les possibilités d’intégration entre les solutions doivent être vérifiées afin d’éviter de recréer de nouvelles tâches manuelles.

Pour rappel : l’objectif n’est pas d’accumuler les outils, mais de construire un environnement cohérent dans lequel chaque solution répond au besoin pour lequel elle est conçue.

En définitive, vous avez compris que le SIRH, la GED RH et le coffre-fort numérique ne jouent pas le même rôle. Le premier structure les processus et les données RH, la deuxième organise les documents et le troisième facilite leur conservation et leur mise à disposition sécurisée. Selon les besoins de l’entreprise, ces solutions peuvent fonctionner séparément ou former un ensemble complémentaire.