À la suite des grèves et de la crise sanitaire, le télétravail s’est démocratisé en France, comme nous l’a souligné notre étude menée avec la Junior Entreprise de HEC. En effet, ce sont 40% des Français qui ont télé-travaillé. Mais le télétravail n’est pas quelque chose de purement conjoncturel comme le souligne le fait que 90 % des collaborateurs souhaitent télétravailler à l’avenir.
Une telle méthode de travail bouleverse bon nombre de points, dont celui de la prise de feedback. En effet, obtenir des retours de la part de ses collaborateurs et managers à distance n’est pas aussi aisé qu’en présentiel. Dans cet article, nous vous proposons de découvrir les méthodes livrées par Jan Hase, CEO de WunderFlats, pour obtenir et donner des feedbacks à distance.
Ce que vous allez apprendre :
- 4 bonnes pratiques pour prendre des feedbacks à distance
- Les clés pour obtenir des feedbacks de qualité même en télétravail
☕️ Les « teatime » meetings
Au bureau, il est courant de discuter avec ses collègues autour d’un café ou d’un thé. Ce n’est pas parce que les collaborateurs télé-travaillent qu’il faut abandonner ces moments. Ainsi, au sein de son entreprise, Jan Hase a mis en place des « tea-time » meeting, c’est-à-dire des rendez-vous virtuels durant lesquels les collaborateurs discutent virtuellement autour d’un café.
Un tel meeting favorise les échanges, car il est un peu moins formel. Par conséquent, les collaborateurs sont plus décontractés et ils sont donc plus ouverts à la discussion et honnêtes. Toutefois, Jan Hase insiste sur le fait que ce ne doit pas être une discussion entre amis : le cadre doit rester professionnel. Il s’agit de discuter de réels enjeux et de donner des conseils aux autres collaborateurs pour atteindre les objectifs.
Il peut être utile de demander des retours quant à la réunion et poser des questions comme :
- Avez-vous trouvé les sujets abordés pertinents ?
- Quel thème aurait dû être abordé selon vous ?
- Avez-vous des remarques particulières ?
🗪 Les feedback bidirectionnels
Obtenir des retours lors d’un rapport fait par un collaborateur n’est pas toujours facile du fait qu’un certain nombre de barrières viennent compromettre l’existence d’un dialogue ouvert et honnête. Cela est encore plus le cas à distance.
Pour obtenir des retours de qualité et utiles, il est nécessaire d’instaurer une relation de confiance et d’honnêteté entre chaque membre. Selon Jan Hase, il est nécessaire de construire une relation d’honnêteté et de confiance. Pour se faire, il faut que chacun soit à son tour dans une situation de vulnérabilité. En d’autres termes, il faut qu’il y ait une alternance entre celui qui donne et celui qui reçoit des feedbacks, ce qui met tous les membres de la discussion sur un pied d’égalité.
En faisant comme cela, les membres de l’équipe vont livrer des retours plus honnêtes et sincères, car tous, y compris les managers, seront dans la même situation.
Pour instaurer facilement ce genre d’échange, vous pouvez avoir recours à des défis comme le propose HeyTeam. Par exemple, un défi peut être envoyé à un collaborateur pour lui demander de prendre la parole et de demander des retours à son manager lors de la prochaine réunion.
🔄 Les feedback à 360 degrés
Pour rappel, la prise de feedback à 360 degrés est un processus qui consiste à faire évaluer un collaborateur par ses collègues, ses supérieurs, d’autres collaborateurs et parfois même par des clients. Une telle méthode permet d’évaluer un collaborateur pour faire le point sur ses compétences managériales, ou de s’auto-évaluer à des fins de développement personnel.
L’atout de cette méthode, c’est qu’elle permet d’obtenir une vision assez large quant aux performances dans de nombreux domaines. Ils peuvent permettre de combler une lacune dans le savoir du collaborateur ou du manager. Même s’ils peuvent sembler assez durs, car ils impliquent un face-à-face avec la réalité, les feedback à 360 degrés sont vraiment bénéfiques pour le développement personnel. Il faut toutefois s'assurer que les personnes qui donnent le feedback , en plus d'être bienveillantes, soient bien formées à cet exercice.
Pour en tirer pleinement profit, Jan Hase nous livre sa méthode. Après la prise de feedback à 360 degrés, il est bon de faire un résumé des points saillants. Ensuite, il faut les partager et en discuter avec un collègue. Après cela, il faut identifier des actions à réaliser pour s’améliorer et se fixer des objectifs SMART (Spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes et temporellement définis) qu’on partagera avec ce collègue qui sera tenu informé de l’avancement des résultats.
🔇 Inviter un tiers observateur pendant les rapports one to one
Lors d’une réunion en tête à tête avec un collaborateur ou un manager, les personnes ont tendance à se focaliser sur le contenu plutôt que sur les réponses émotionnelles, d’autant plus quand les feedbacks sont donnés à distance.
Pour pallier à ce problème, Jan Hase recommande qu’il y ait un observateur silencieux dans la salle de meeting virtuel. Cette personne va noter les réactions des personnes et leur faire un retour sur leur manière d’intervenir et de donner des retours. Pendant les appels, le tiers silencieux doit muter son micro et désactiver sa caméra afin d’être le moins présent possible pour garantir l’authenticité du dialogue.
🔑 Les clés pour obtenir et donner des feedback
Une chose est sûre, c’est que pour obtenir et donner de bons feedbacks, ils doivent être clairs et récurrents. Se fixer un jour de la semaine pour donner les feedback et s’imposer un temps limité peut être un bon moyen. Pour aider vos collaborateurs à recevoir des feedbacks, HeyTeam a récemment sorti sa nouvelle feature des feedbacks. Grâce à HeyTeam, les managers et les RH peuvent créer des questionnaires conversationnels qui permettent d’obtenir des retours de la part des collaborateurs par le biais de questions dont la réponse peut être une échelle de 0 à 10, de smiley, un QCM ou un texte libre.
De plus, les demandeurs de feedback peuvent obtenir des statistiques détaillées quant aux réponses et la plateforme peut automatiquement proposer des défis en fonction des réponses recueillies.
À retenir :
- Tea-time, feedback bidirectionnels, invitation d'un tiers, retours à 360 degrés... Il existe plusieurs méthodes pour obtenir efficacement des feedbacks à distance
- Clarté et régularité sont les deux mots clés pour obtenir des feedbacks de qualité. HeyTeam vous aide à obtenir des feedbacks de la part de vos collaborateurs et à les analyser.
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