Entretien professionnel obligatoire : cadre légal et enjeux RH

Entretien professionnel obligatoire : définition et cadre légal 📘

Le Code du travail définit l'entretien professionnel comme un échange dédié aux perspectives d'évolution professionnelle du salarié.

Contrairement à l'entretien annuel d'évaluation qui mesure la performance, ce rendez-vous explore les projets professionnels, les aspirations de carrière et les besoins en formation afin de construire un dialogue prospectif sur l'avenir du collaborateur au sein de l'organisation.

Cette distinction est fondamentale : alors que l'entretien annuel évalue le passé et les résultats obtenus, l'entretien professionnel obligatoire projette le salarié vers l'avenir en identifiant ses souhaits de mobilité, ses ambitions et les formations nécessaires à leur concrétisation.

À savoir : tous les salariés bénéficient de ce droit, indépendamment de l'ancienneté du parcours professionnel du salarié, du type de contrat ou du statut. Cela concerne donc aussi bien les collaborateurs en temps partiel que ceux en CDI, en CDD de longue durée ou exerçant un mandat syndical.

Concernant la fréquence, sachez que la loi impose une périodicité de deux ans.

Tout entretien non réalisé à une date antérieure générant un retard à rattraper aussi rapidement que possible.

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Les situations déclenchant obligatoirement un entretien professionnel ⏳

Pour faire simple, et en plus des entretiens obligatoires, l'entreprise doit organiser également un entretien lorsque le collaborateur reprend son activité après une période d'absence prolongée mentionnée à la reprise de poste.

C’est le cas, par exemple, du congé de maternité (qui figure parmi les situations les plus fréquentes), du congé parental d'éducation, du congé sabbatique ou longue maladie. Le but étant d’accompagner la réintégration et identifier les éventuels besoins d'adaptation ou de formation.

Le retour après un mandat syndical est aussi un cas spécifique régulièrement omis. Au même titre que les périodes de mobilité interne prolongée. Parce qu’elles fragilisent la mise en œuvre du dispositif RH et exposent l'entreprise à des risques juridiques, nous vous incitons à faire preuve de vigilance sur ces situations spécifiques.

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Contenu obligatoire de l'entretien professionnel 🗂️

Comme nous l’avons indiqué, l'entretien explore les projets professionnels du collaborateur. Lors de ce plan de lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié, le manager ou le RH échange sur les perspectives d'évolution professionnelle du salarié, qu'il s'agisse de mobilité interne, de changement de fonction ou d'évolution professionnelle hiérarchique.

Sans oublier les actions de formation. Le manager doit, en effet, évoquer le compte personnel de formation (CPF) et ses modalités d'utilisation, le conseil en évolution professionnelle (CEP) qui est un dispositif d'accompagnement méconnu ainsi que les acquis des éléments de certification, diplômes ou qualifications obtenus valorisant le développement des compétences et jalonnant le parcours.

Concrètement : tout ce qui concerne la progression salariale ou professionnelle.

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Le bilan à 6 ans : un point clé à fort enjeu juridique ⚖️

Au-delà des entretiens de parcours professionnels bisannuels, la loi exige un bilan tous les six ans. Ce rendez-vous récapitulatif évalue le chemin parcouru et vérifie que l'employeur a respecté ses engagements en matière de développement des compétences.

Trois points font l'objet d'une vérification systématique :

• L'entreprise doit assurer que le salarié a bénéficié d'au moins une action de formation non obligatoire ;
• Le salarié doit avoir acquis des éléments de certification par la formation ou la validation des acquis d'expérience ;
• Le collaborateur doit avoir connu une progression salariale ou professionnelle.

Cela permet de dresser une période de lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié qui, en plus de formaliser l'ensemble des éléments de certification acquis, des formations suivies et des évolutions constatées, offre une traçabilité qui s’avère précieuse en cas de contrôle de l'inspection du travail ou de contentieux prud'homal.

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Obligations de l'employeur et risques en cas de non-conformité 🚨

La mise en œuvre rigoureuse du dispositif conditionne la conformité globale. En effet, le code du travail responsabilise l'employeur dans l'organisation et la tenue effective des entretiens. La documentation écrite, la conservation des comptes rendus et le suivi des engagements pris relevant de ses obligations formelles.

L'absence de réalisation des critères du bilan à six ans déclenche ainsi un abondement correctif du compte personnel de formation de 3 000 euros (4 500 euros pour un salarié à temps partiel) pour chaque salarié concerné.

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À noter : au-delà des impacts financiers, le non-respect de cette obligation légale fragilise la marque employeur et détériore l'expérience collaborateur.

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Bonnes pratiques RH pour une mise en œuvre efficace ✅

La planification des entretiens professionnels s'anticipe sur l'année en mettant en place un calendrier prévisionnel facilitant l'organisation et évitant les retards.

Dans l’idéal, nous vous conseillons d’utiliser un SIRH pour centraliser vos données RH, sécuriser leur traçabilité, automatiser les relances et, surtout, garantir le respect des échéances.

Évidemment, former les managers à la conduite d'entretiens s'avère aussi indispensable. La posture d'écoute active, la capacité à projeter le collaborateur et la valorisation des projets professionnels transforment ce rendez-vous en moment d'engagement.

Le manager ne doit pas être un simple évaluateur : il doit devenir un véritable facilitateur de carrière.

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Digitaliser l'entretien professionnel pour renforcer l'expérience collaborateur 💻

Difficile aujourd’hui de passer à côté des solutions digitales RH.

Les avantages sont multiples :

• Générer un gain de temps significatif pour les équipes ;
• Une véritable sécurisation juridique qui passe par l'automatisation des rappels et la conservation automatique des documents RH ;
• Une expérience collaborateur enrichie grâce à des interfaces intuitives et un suivi personnalisé du parcours ;
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Grâce à la solution HeyTeam, par exemple, dès l'intégration, le nouveau collaborateur perçoit l'attention portée à son développement.

Notre objectif : aider nos clients à renforcer l'engagement de leurs équipes à tous les stades de la relation entreprise/salarié.

Dans le cas présent, nous transformons cette obligation légale en levier stratégique au service de la performance collective.

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