Préboarding : comment sécuriser l'arrivée des talents ?

Qu'est-ce que le préboarding ? 📖

Le préboarding désigne la phase qui débute dès la signature du contrat de travail et qui se termine au premier jour en entreprise du nouvel employé.

Ce process qui regroupe la communication, la préparation administrative et la mise en relation avec les équipes couvre donc l'intervalle entre l'engagement du candidat et sa présence physique sur son poste.

Avec le temps, nous avons remarqué que cette notion prend une place grandissante dans les ressources humaines. En effet, les entreprises réalisent que le silence entre deux dates constitue un risque réel. Le candidat pouvant continuer à recevoir des sollicitations pendant cette période.

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À noter : le préboarding n'est qu'une étape du parcours collaborateur et ne doit pas, à ce titre, être confondu avec l'onboarding.

Quelle différence entre préboarding, onboarding et processus de recrutement ? 🔄

Avant toutes choses, le processus de recrutement débute par la sélection du candidat, les entretiens et la promesse d'embauche.

C’est au moment de la signature que démarre le préboarding jusqu’au jour de l'arrivée dans l’entreprise.

Ensuite, l'onboarding prend le relais et se poursuit pendant les premières semaines, voire les premiers mois, jusqu'à la fin de la période d'essai.

Concrètement, ces trois phases répondent à des logiques différentes et se complètent dans un même parcours.

La chronologie complète ressemble à ceci : recrutement, signature, préboarding, jour J (ce que les anglophones appellent « hire's first day »), onboarding, fin de période d'essai.

Chaque étape préparant la suivante, une rupture dans ce fil compromet l'ensemble du parcours.

Pourquoi le préboarding est-il devenu indispensable ? 🚀

Dans certains secteurs, les sociétés connaissent une véritable guerre des talents.

Une fois identifiés, les candidats reçoivent plusieurs propositions en parallèle et une entreprise concurrente convainc parfois un profil pourtant déjà engagé. De nombreuses études parlent d’ailleurs d’un taux de désistement candidat de 80%. Un chiffre qui illustre l'ampleur du phénomène.

Les nouvelles générations attendent également davantage de transparence et de considération dès la phase de préboarding.

D’ailleurs, la marque employeur se construit dès ce moment (bien avant le premier jour). Au même titre que la culture d’entreprise qui se transmet aussi à distance, via des contenus, des vidéos ou des échanges informels.

Quels sont les bénéfices d'une stratégie de préboarding ? 🎯

L’objectif d’une stratégie de préboarding est clair : sécuriser les recrutements et réduire le risque de no-show le jour J.

Mais ce n’est pas tout ! Car elle fait aussi gagner du temps aux équipes RH. En préparant les tâches administratives en amont, les managers sont prêts à accueillir leur futur collaborateur comme il se doit.

Pour le nouvel employé, les bénéfices sont surtout liés au vécu de la prise de poste. Le stress lié à l'inconnu diminue nettement et un sentiment d'appartenance se construit avant même l'arrivée physique.

Cet engagement précoce se traduit ensuite par une intégration plus rapide et plus durable.

Comment mettre en place un processus de préboarding efficace ? 🛠️

Comme vous l’avez sans doute compris, un processus de préboarding performant suit une logique progressive.

Le premier contact intervient dès la signature : un message de bienvenue personnalisé, envoyé rapidement, confirme au candidat que son arrivée est attendue.

Un lien régulier se maintient ensuite tout au long de la période, sans surcharger le futur collaborateur d'informations.

Puis, les informations utiles sur l'entreprise se partagent progressivement : organisation, valeurs, fonctionnement quotidien...

La découverte des équipes se prépare aussi en amont, par une présentation des collègues ou une invitation à un événement interne.

Dès que possible, on configure également les accès et outils numériques avant l'arrivée pour éviter toute perte de temps le premier jour. Au même titre que les formalités administratives, contrat, documents fiscaux et mutuelle qui doivent aussi être traités en avance grâce à la signature électronique.

Sans oublier d’organiser précisément le déroulé du premier jour : accueil physique, présentation du poste, remise du matériel... Le manager concerné doit s'impliquer directement avant même la prise de poste en échangeant avec sa future recrue et en préparant son intégration au sein de l'équipe.

En complément du manager qui porte la relation directe, les ressources humaines pilotent le cadre : suivi administratif, coordination des étapes, diffusion des informations.

Si elle est efficace, cette collaboration entre RH et manager transforme une simple checklist administrative en véritable expérience humaine, du premier contact jusqu'à la fin de la période d'essai.

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Notre conseil pour aller plus loin : un processus de préboarding se pilote aussi (et avant tout) avec des repères concrets. Nous vous recommandons, à ce titre, de vous intéresser au taux de désistement entre la signature et l'arrivée, au taux de présence effective le jour J, à la satisfaction exprimée par la nouvelle recrue quelques semaines après son arrivée ou encore au délai nécessaire pour atteindre son autonomie sur le poste. Ces pratiques de suivi vont plus loin que le simple ressenti et transforment le préboarding en démarche mesurable.

Quelles erreurs éviter pendant le préboarding ? ⚠️

Certaines erreurs reviennent fréquemment chez les entreprises.

Voici un florilège de choses à ne pas faire :

• ‍Disparaître après la signature du contrat : le candidat ne reçoit alors aucune nouvelle jusqu'à son arrivée avec un gros risque de ghosting à la clé.‍
• Communiquer uniquement sur les documents administratifs : donne une image froide et purement bureaucratique du recrutement.‍
• Oublier le manager dans le processus : prive le futur collaborateur d'un contact essentiel.‍
• Envoyer trop d'informations d'un coup : produit l'effet inverse de celui recherché. Le candidat se sent submergé plutôt que rassuré.‍
• Négliger la culture d'entreprise : prive le nouvel arrivant de repères précieux.‍
• Improviser le jour d'arrivée : génère du stress, autant pour la recrue que pour l'équipe qui l'accueille.

Autrement dit : nous vous déconseillons de considérer le préboarding comme une simple formalité administrative. Vous passeriez à côté de son véritable potentiel d'engagement et de fidélisation.

Alors qu’une entreprise qui met en place un process de préboarding (et onboarding) efficace se différencie nettement des concurrents qui recrutent sur le même bassin de talents.

Quels outils facilitent le préboarding ? 💻

Si vous voulez de l’aide pour réussir vos préboarding, rien de mieux qu’une plateforme de préboarding capable de centraliser l'ensemble des échanges avec le futur collaborateur.

Un logiciel d'onboarding couplé à un SIRH peut également automatiser la diffusion des documents et des contenus de bienvenue. En vous servant de la signature électronique, vous accélérez les formalités et libérez les équipes RH des relances manuelles. Sans oublier la possibilité d’accéder à un portail collaborateur donnant accès aux ressources, à l'organigramme et aux premières formations dès la signature du contrat.

D’ailleurs, des solutions comme celles proposées par HeyTeam accompagnent justement les équipes RH dans la construction d'un parcours de préboarding et d'onboarding cohérent, de la signature du contrat jusqu'à la fin de la période d'essai.

Ceci étant dit, aucun outil ne remplace la relation humaine. Leur rôle étant avant tout de libérer du temps pour les RH et les managers qui consacrent alors davantage d'échanges directs à la nouvelle recrue plutôt qu'au suivi administratif.