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[Rapport 2022] Alternance - Enjeux attentes et freins
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Quelles sont les fonctionnalités phares d’un outil d’onboarding ?

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Un bon outil d’onboarding vous permet de gérer l’ensemble des moments clés de l’expérience collaborateur : pré-boarding et intégration, mobilité interne, reprise suite à une interruption longue durée, départ (offboarding). La solution doit être expérientielle, intuitive et engageante, pour l’ensemble des parties prenantes (collaborateurs, managers, RH). C’est désormais un pré-requis pour les solutions Saas qui doivent être adaptées aux exigences des digital natives. En cela, elle doit être agile dans son administration, qui se distingue des SIRH : possibilité de personnaliser les contenus et les programmes par métier, rôle, département, filiale...


Ainsi, avec une solution d’onboarding vous pourrez facilement gérer :

  1. L’arrivée et l’intégration d’un nouveau collaborateur 
  2. Le parcours du collaborateur au sein l’entreprise
  3. La stratégie RH et managériale


Les fonctionnalités pratiques pour les RH (Ressources humaines)

Digitalisation des process RH

Dépôt en ligne des documents administratifs permettant de gagner du temps dans la préparation du contrat de travail et de la DPAE.

Partage de l’information accessible en ligne pour faciliter la communication et la collaboration avec les autres acteurs concernés : DSI pour préparer les différents accès et configurer le matériel informatique, managers, collègues, “parrains”, mentors...

Création de parcours collaborateurs personnalisés

Création de parcours / workflows personnalisés en fonction du profil du collaborateur et de son équipe (mails, parcours de formation, documents de communication interne à consulter...).

Suivi des workflows et de leurs progressions tout au long du cycle de vie du collaborateur au sein de l’entreprise : arrivée, fin de période d’essai, évaluations, départ.

Suivi de performances de l'expérience collaborateur

Tableaux de bord personnalisables et extract facile des données, disponibles en ligne et en temps réel, permettant d’avoir un œil sur l’ensemble des équipes.


Le plus heyTeam : nous avons aussi imaginé des fonctionnalités spécifiques aux managers. Un tableau de bord leur permet de voir les tâches à réaliser dans le cadre d’un onboarding, avec une timeline et des échéances pour chacune. Une aide précieuse, permise par l'outil, afin de n’oublier aucune étape de l'intégration. Par exemple : prévoir une formation CRM pour Pierre qui intègre l’équipe commerciale, après avoir passé 2 années dans l’équipe communication ; préparer le mail de bienvenue de Claire qui vient de signer son contrat et intégrera l’équipe dans 1 semaine…


Des fonctionnalités engageantes pour les salariés :

Acculturation sur l'entreprise et ses process

- Découverte de l’entreprise - culture, histoire, valeurs, équipes - grâce à des vidéos de présentation. Ces vidéos peuvent diffuser un message personnalisé à l’onboardee de la part de son manager, son mentor / buddy / parrain ou de toute l’équipe. Dans la phase de “pré-boarding”, cette fonctionnalité permet d’alimenter le collaborateur en contenu, de l’inviter à des événements et de stimuler son engagement.

Formation des équipes

- Généralisation de la formation continue grâce à des contenus vidéos et à la gamification. Chacun est invité à apprendre à son rythme avec les contenus de formation vidéo intégrés (type micro-learning) et à progresser dans son parcours grâce à des incitations subtiles : contenus à débloquer au fur et à mesure, challenges inter-équipes, badges à obtenir...


- Le plus HeyTeam : nous avons intégré les techniques du nudge à notre solution d’onboarding pour rendre les collaborateurs moteur de leur intégration. Le nudge consiste à inciter les collaborateurs à avoir un certain comportement, à prendre certaines décisions en les y incitant sans qu’ils en aient réellement conscience, simplement en modifiant le contexte de la prise de décision. Par exemple, nous les rendons davantage moteur de leur intégration en suggérant dans l’outil des défis pour rencontrer d’autres collaborateurs, en les encourageant à demander un feedback...


Pour conclure

Votre solution d’onboarding doit être complémentaire à votre SIRH et pouvoir s’y plugger afin de ne pas multiplier le nombre d’outils et de pouvoir centraliser les données. Les différentes fonctionnalités de l’outil doivent pouvoir être activées au fur et à mesure selon la maturité de votre entreprise et ses besoins. Votre solution doit être adaptée aux usages. Veillez à ce qu’elle soit accessible sur mobile.

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