Comment un bon outil préboarding peut-il faciliter la prise de poste du futur collaborateur ?

Qu'est-ce qu'un outil de préboarding ? 💻

Un outil de préboarding est une plateforme ou un logiciel RH dédié à la gestion de la période précédant l'arrivée effective d'un nouvel employé.

L’objectif étant de digitaliser et structurer toutes les actions à mener entre la signature du contrat de travail et la première journée de travail.

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À noter : il ne faut pas confondre le processus d'onboarding qui débute le jour J avec le préboarding qui couvre exclusivement la phase préalable.

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Ainsi, investir dans un outil préboarding sécurise vos recrutements en maintenant le lien et en démontrant votre professionnalisme dès les premières heures suivant l'acceptation de l'offre.

Les bénéfices d'un outil de préboarding pour les RH et l'entreprise 🚀

Connaissez-vous le phénomène de ghosting ou de no-show chez les candidats ?

Pour faire simple : c’est le fait qu’un nouveau recruté cesse subitement de communiquer ou ne se présente pas le jour J.

Malheureusement, ça n’arrive pas qu’aux autres et ça vous oblige à reprendre le processus de recrutement du début.

C’est d’ailleurs la raison principale d’utiliser un outil de préboarding.

En gardant un fil conducteur avec votre nouvelle recrue, vous limitez ce risque qui coûte cher en temps et en ressources. Chaque interaction programmée renforce l'engagement du candidat envers votre organisation.

En complément, il est possible d’automatiser un certain nombre de tâches administratives (collecte des documents, signature électronique, transmission des informations légales et du welcome pack…). Ce qui permet à votre équipe RH de se concentrer sur l’accueil humain le jour J (dont l’obligatoire visite des locaux).

En plus de transmettre facilement votre culture d’entreprise avant le premier contact physique, cette immersion progressive génère de l'enthousiasme et accélère la montée en compétences.

De plus, votre marque employeur se renforce naturellement ; ce qui améliore votre attractivité.

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Comment mettre en place un outil de préboarding dans votre entreprise ? 🛠️

Quelle que soit la taille de votre entreprise, si vous voulez mettre en place un véritable projet de préboarding, vous devez identifier un chef de projet RH, associer un référent IT et impliquer un ou des managers volontaires pour co-construire les parcours.

Notre conseil : établissez un rétroplanning réaliste sur 3 à 6 mois selon la taille de votre organisation afin de faciliter l'adhésion et anticiper les résistances.

Ensuite, définissez un parcours d'intégration précis via une cartographie exhaustive. Listez toutes les actions actuellement menées avant l'arrivée et structurez une séquence logique : J-30, J-15, J-7, J-1. Chaque étape doit apporter une valeur spécifique sans surcharger la recrue d'informations (documents à récupérer, équipements à commander, accès à configurer, personnes à prévenir…).

Cela vaut aussi pour le plan de communication vers le futur collaborateur qui suit une progression cohérente. Le premier contact intervient dans les 48 heures suivant la signature et les messages suivants s'espacent ensuite intelligemment pour maintenir l'intérêt sans en faire trop.

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Astuce : nous vous conseillons de mettre en place une phase de test en lançant un pilote sur un périmètre restreint. L’objectif étant de recueillir les retours de vos premières recrues via des questionnaires courts, d’observer les taux de complétion et d’identifier les étapes problématiques avant le déploiement généralisé. Cette démarche agile limite les erreurs à grande échelle.

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Les erreurs à éviter lors du déploiement d'un outil preboarding ⚠️

Vouloir créer un parcours de préboarding est une excellente idée. Surtout que peu d’entreprises le font.

Par contre, attention à ne pas vouloir en faire trop.

L’erreur la plus fréquente : la surcharge d’informations. Bombarder votre recrue de dizaines d'emails dès la signature produit l'effet inverse de celui recherché. La lassitude s'installe, les messages restent non lus et l'engagement chute. C’est pourquoi nous vous incitons à privilégier la qualité à la quantité (trois à cinq points de contact bien calibrés surpassent quinze notifications automatiques).

Autre maladresse fréquente : proposer les mêmes informations durant le préboarding et l’onboarding. Ce qui génère de la frustration et effrite votre crédibilité. Mieux vaut assurer une continuité fluide entre les deux phases en vous servant de votre outil de préboarding pour préparer le terrain à l'onboarding qui va, lui, servir à approfondir et activer les connaissances transmises.

3^e faute que nous observons souvent : l'absence de personnalisation. En fonction du métier, de l’expérience et de l’organisation de travail du recruté, les informations attendues ne seront pas les mêmes. Il est donc nécessaire d’adapter vos parcours.

Sans oublier le manque de suivi qui peut ruiner les efforts déployés ainsi que la non-implication des managers qui doivent à tout prix épauler la fonction RH pour aider le futur collaborateur à mieux percevoir son futur environnement.

Vous l’avez compris : un outil de préboarding bien mis en place sécurise vos recrutements, optimise le temps de vos équipes et crée une expérience mémorable dès les premières interactions. En sachant que l'automatisation des tâches administratives, la personnalisation des parcours et l'engagement précoce peuvent radicalement transformer la prise de poste de vos collaborateurs.

Attention toutefois à bien choisir la solution qui répond spécifiquement à vos besoins. D’ailleurs, afin de vous aider à faire votre choix, nous proposons une démo gratuite de notre outil à toutes personnes qui le souhaite.

Cela vous permet de visualiser concrètement la digitalisation de votre processus de préboarding et d’onboarding.