Durée de conservation des documents RH : combien de temps les garder ?

Quels sont les principaux délais de conservation des documents RH ? 📋

Voici un aperçu des principaux documents concernés et de leur durée de conservation :

• Bulletins de paie : 5 ans pour le double conservé par l'employeur
• Registre du personnel : 5 ans à compter du départ du salarié ou du stagiaire
• Documents relatifs aux contrats de travail, salaires, primes et indemnités : 5 ans
• Documents relatifs aux charges sociales : 3 ans
• Documents relatifs aux horaires de travail : selon le type de document, notamment 1 ou 3 ans
• Dossiers de candidature : selon la finalité et les règles applicables aux données personnelles

À savoir : les durées peuvent varier selon la nature exacte de la pièce et le contexte dans lequel elle est utilisée.

Pour aller plus loin :

Le registre du personnel fait l'objet d'une règle précise : ses mentions doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire quitte l'établissement.

Pour les bulletins de paie, l'employeur doit conserver le double pendant cinq ans. Le bulletin sous forme électronique doit, en prime, rester disponible pour le salarié pendant une durée spécifique, qui peut aller jusqu'à 50 ans ou jusqu'à ses 75 ans.

Les contrats de travail et les documents associés ne doivent pas être traités comme une catégorie isolée : ils sont notamment utiles en cas de litige. Une durée de cinq ans est prévue pour les documents concernant les contrats de travail, les salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte et régimes de retraite.

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Pourquoi toutes les données RH ne sont-elles pas conservées pendant la même durée ? ⚖️

La durée légale n'est qu'une partie du cadre juridique applicable. Les données personnelles détenues par l'entreprise sont également soumises au principe de limitation de la conservation prévu par le RGPD.

Concrètement, une entreprise ne peut pas conserver indéfiniment toutes les informations présentes dans un dossier salarié au seul motif qu'elles pourraient éventuellement servir un jour. Lorsque la durée n'est pas fixée par un texte, elle doit être déterminée en fonction de la finalité du traitement.

La CNIL distingue ainsi les situations dans lesquelles une durée est imposée par la réglementation de celles où l'organisme doit lui-même définir une durée pertinente. Son référentiel consacré à la gestion des ressources humaines constitue une base de travail pour identifier les durées adaptées aux différents traitements RH. Il n'a toutefois pas, en lui-même, de caractère obligatoire.

Cela signifie qu'un dossier salarié ne doit pas nécessairement être conservé intégralement pendant la même période. Un document peut relever d'une obligation légale, tandis qu'une autre donnée doit être supprimée lorsque sa finalité disparaît.

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Que deviennent les documents RH après leur durée de conservation ? 🗑️

À l'issue du délai applicable, l'entreprise doit déterminer si la conservation reste justifiée. Lorsqu'aucune obligation ne l'impose et qu'aucune finalité légitime ne subsiste, la suppression ou la destruction du document doit être envisagée.

Cette étape concerne aussi bien les documents papier que les fichiers numériques. Une politique efficace doit prévoir les modalités de destruction, mais également éviter que des copies inutiles restent accessibles dans des dossiers partagés, des outils RH ou des espaces de stockage.

L'archivage constitue une possibilité lorsque certaines informations doivent encore être conservées pour répondre à une obligation ou préserver des droits. Il convient alors de distinguer les documents utilisés quotidiennement des documents archivés, notamment en matière d'accès et de sécurité.

Le point de départ du délai mérite également une attention particulière. Selon le document, celui-ci peut correspondre à une date précise, à la fin d'une relation contractuelle ou au départ du salarié. La mention « cinq ans » ne suffit donc pas à elle seule : il faut savoir à partir de quand les cinq ans commencent à courir.

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Comment sécuriser la conservation des documents RH ? 🔐

Une politique documentaire claire facilite la mise en œuvre de ces règles. L'entreprise peut commencer par recenser les différentes catégories de documents, identifier leur finalité, déterminer leur durée de conservation et définir les conditions d'accès.

La dématérialisation peut ensuite simplifier cette organisation. Un coffre-fort numérique adapté aux besoins de l'entreprise peut, à ce titre, centraliser certains documents, contrôler les habilitations et faciliter leur consultation. Il est aussi utile pour partager des documents avec les personnes autorisées sans multiplier les copies.

Cette organisation ne dispense toutefois pas l'employeur de définir ses propres pratiques et recommandations. La technologie doit accompagner une politique de conservation cohérente, et non la remplacer.

Le choix du support ne modifie d'ailleurs pas automatiquement la durée applicable : un document conservé sous forme électronique reste soumis aux règles qui s'appliquent à sa catégorie.

Un outil de gestion électronique des documents peut justement aider les équipes RH à centraliser les fichiers, gérer les droits d'accès et structurer leur cycle de vie.

Enfin, les entreprises exerçant dans plusieurs pays doivent vérifier les règles applicables à chaque territoire. Le référentiel de la CNIL concerne le droit français : le Code du travail luxembourgeois, belge ou suisse, par exemple, relève d'un autre cadre juridique. De même, certaines obligations peuvent découler du code civil ou de textes relatifs à la sécurité sociale. Les conditions d'exercice et les obligations propres à l'activité doivent donc être prises en compte lorsqu'elles ont une incidence sur la conservation.

Pour les entreprises qui souhaitent formaliser leurs exigences documentaires et réglementaires dans un projet de digitalisation RH, un cahier des charges peut également servir de cadre.

Pour résumer : une bonne gestion documentaire RH repose ainsi sur un principe simple. Conserver chaque document aussi longtemps que nécessaire, mais pas plus longtemps que ce que justifient la loi, sa finalité ou les droits à préserver.