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Comment organiser les congés de ses collaborateurs ?

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Alors que l’été est déjà bien entamé, de nombreuses personnes partent en vacances tandis que d’autres attendent (impatiemment) leurs futurs départs. ⛱️

En tant qu’entreprise ou manager, il est important de gérer au mieux les départs en congé de ses équipes tout au long de l’année.

Nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur les congés de vos collaborateurs. 👇

 

Congés des collaborateurs : droits des employés et devoirs de l’entreprise

Depuis leurs premières apparitions (en 1853) jusqu’à aujourd’hui, les congés payés ont évolué. Ainsi, en France, les congés payés sont proportionnels aux jours travaillés : chaque mois de travail effectif travaillé donne droit à 2,5 jours de congé ouvrables. Cela concerne tous les salariés, peu importe leur activité, leur poste ou la nature de leur contrat.

À savoir : la durée totale du congé ne peut excéder plus de 5 semaines par année (entre le 1er juin et le 31 mai en règle générale, sauf accord d’entreprise ou accord de branche). Les jours supplémentaires seront liés aux RTT ou aux jours de vacances pris en dehors de la période légale (entre le 1er novembre et le 30 avril) donnant droit, en effet, à un gain de jours ouvrables de congé. Sans oublier les jours offerts par l’entreprise liés à certaines situations précises (ancienneté dans l’entreprise, salarié avec enfants à charge, salarié étudiant…). 📅

Évidemment, l’employeur doit offrir à ses salariés ces jours de congé légaux et ne peut imposer de travailler sur cette période.

Il est aussi intéressant de noter que la durée des congés pouvant être prise en une fois ne peut dépasser 24 jours ouvrables et que la 5e semaine de vacances doit être prise à part (sauf dérogation).

Pour en savoir plus.

Anticipez les congés de vos équipes

Il est évident que les congés payés impactent plus ou moins sévèrement l’organisation du travail en entreprise. Il est donc important de gérer au mieux l’ensemble des congés de vos équipes afin de ne pas être pris au dépourvu au pire moment.

Nous invitons donc les managers à ne pas se réveiller quelques semaines avant les vacances. La clé étant d’anticiper au maximum les différents moments de vie de vos équipes en permettant, autant que possible, un roulement entre les différents collaborateurs afin d’assurer une continuité dans l’activité. ⚙️

N’hésitez donc pas à interroger vos collaborateurs régulièrement tout au long de l’année pour en savoir plus sur leurs congés. À l’approche du mois de juin, vous devez ainsi avoir une vision précise de la période estivale et des absences de chacun.

Si l’entreprise possède un département Ressources humaines, il faudra travailler avec ce dernier pour être tenu au courant des soldes de congés de tous vos collaborateurs. Cela vous aidera à anticiper au mieux.

Le plus simple étant de mettre en place un fichier partagé afin que chacun puisse avoir une vision précise de la demande de congés et des périodes d’absence des autres. 👁️

Fixez des règles claires et justes

Certaines personnes n’aiment pas prendre leurs vacances durant la période estivale. D’autres sont obligées de le faire à cause du calendrier scolaire. Sans oublier les collaborateurs et collaboratrices qui veulent faire coïncider leurs congés avec leur conjoint(e).

Dans tous les cas, la période de congé peut se révéler être un véritable casse-tête. C’est d’ailleurs l’un des enjeux RH pour répondre aux besoins et attentes des salariés (favorisant un bien-être collaborateurs).

Le mieux étant d’instaurer des règles fixes et précises pouvant être consultables par tout le monde, à tout moment 📜. Dans certaines entreprises, les collaborateurs s’arrangent entre eux afin d’assurer un roulement. Ainsi, une personne qui s’est sacrifiée une année sera privilégiée l’année suivante. 

Cela est d’autant plus facile si vous connaissez bien vos collaborateurs. Mais dans le cas d’intégration des nouveaux employés, il se peut qu’une organisation qui a fait ses preuves soit remise en question.

D’où l’intérêt de mettre en place un ensemble de règles établissant les contraintes liées à votre activité et les souhaits de chaque salarié. Cela sera couplé avec un calendrier partagé que chacun pourra renseigner à sa guise.

L’objectif : ne pas imposer des process à vos collaborateurs, mais leur faire adhérer aux règles de l’entreprise. 👍

Organisez les départs en congé

Certaines entreprises accusent une activité fortement ralentie pendant la période estivale. Dans ce cas, elles choisissent de fermer. Ce qui impose aux collaborateurs de prendre des congés forcés et facilite, en même temps, l’organisation des départs en congé pour l’employeur.

À savoir : ce type de manœuvre est tout à fait légal. ⚖️

Si ce n’est pas le cas et que vous devez assurer un roulement continu, faites attention à ce que les tâches les plus importantes soient toujours gérées par au moins une personne présente (nous pensons, par exemple, au SAV).

Rappelez aussi aux salariés de mettre en place un message automatique sur leur boite email ou leur répondeur afin d’informer leurs clients et collaborateurs. Sans oublier la passation de dossier entre les personnes sur le départ et celles qui reviennent qui peut se faire en présentiel ou à distance (email récapitulatif par exemple).

À noter : un employeur peut aussi embaucher des personnes en CDD ou intérim pour remplacer certains salariés. 🤝

 

Le cas des congés illimités et de la semaine de 4 jours

Nous observons une nouvelle tendance qui consiste à laisser les salariés décider eux-mêmes de leur prise de congé. Il s’avère d’ailleurs que les congés illimités ne sont pas sujets aux abus puisqu’en moyenne, les employés prennent 5 semaines et 4 jours par an.

Dans le cadre des congés illimités, il est intéressant de noter que le télétravail en entreprise est autorisé. Ce qui permet aux collaborateurs qui le souhaitent de rester joignables en cas d’urgence (attention toutefois à ne pas en abuser). 📱

Quant à la semaine de 4 jours, il faut savoir que le décompte des congés payés débute dès le premier jour non travaillé et se termine la veille du retour, sans prendre en considération le jour dans la semaine non travaillé.

Vous avez besoin d’aide pour gérer au mieux les congés de vos salariés ? Demandez-nous une démo gratuite de notre outil de gestion des moments clés collaborateurs sans attendre. 

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