Soigner les moments clés des collaborateurs à distance

De son arrivée à son départ de l’entreprise, la vie du salarié dans une organisation est marquée par des moments clés qui sont les garants d’un lien fort entre l’entreprise et ses collaborateurs. Ils forment le parcours collaborateur ! Pour l’entreprise comme pour le salarié, ces quelques étapes sont synonymes de nombreux bénéfices : ils garantissent à la fois la performance, la motivation, l’engagement et le bien-être des salariés, mais permettent aussi à l’entreprise d’améliorer ses résultats, son attractivité et son image sur le marché. 

Alors, si les entreprises ont bien compris l’intérêt d’accompagner leurs collaborateurs tout au long de ce parcours, et s’attèlent en temps normal à mettre en place des outils et programmes dédiés à cet objectif, à distance… c’est une toute autre histoire ! RH, manager et salariés perdent leurs repères et doivent apprendre à évoluer dans ce contexte, inédit et instable, qui rend plus important encore ces moments clés du parcours salarié. 

Du préboarding à l’offboarding en passant par la mobilité interne, nous vous expliquons tout ce qu’il faut savoir pour soigner ces moments clés malgré la distance !


Ce que vous allez apprendre :

🤔 Pourquoi le préboarding est une étape cruciale à distance

👌 Comment rendre l’onboarding à distance plus humain

🚪 Pourquoi soigner le départ d’un salarié en toutes circonstances


Le préboarding : anticiper le télétravail 


Le télétravail et la distanciation ont complètement transformé le processus d’onboarding des salariés. Dans ce nouveau contexte, le préboarding occupe désormais une place centrale, tant la distance impose une communication et une organisation millimétrées. C’est à ça qu’on s’attaque dans le préboarding à distance ! Il s’agit d’une part de préparer soigneusement l’arrivée du salarié dans l’entreprise, et d’autre part de tout faire pour informer et rassurer le salarié sur ses conditions d’intégration et de travail. 

Une règle à suivre ici : l’anticipation. Dès la validation du recrutement, il convient de veiller à ce que le salarié ait tous les éléments à disposition pour intégrer l’entreprise, du matériel informatique aux fournitures de bureau en passant par les accès et mots de passe. La livraison du matériel au domicile du salarié est ensuite une étape obligée.

Durant le préboarding, il ne faut pas hésiter à multiplier les prises de contact avec le salarié, pour établir la signature électronique du contrat, prévoir l’inscription à la mutuelle ou encore échanger les infos pratiques pour le Jour J. Cocher toutes ces cases en amont permettra une intégration à distance plus efficace et plus sereine du salarié.

Durant cette période qui peut s’étendre jusqu’à plusieurs semaines, la communication peut notamment se faire via une plateforme digitale dédiée à l’onboarding des salariés. 

L’onboarding : privilégier l’humain


L’onboarding à distance peut parfois paraître froid et mettre une certaine distance entre le salarié et l’entreprise. Évidemment, ce n’est pas le but… mais c’est un piège inévitable si l’entreprise se repose entièrement sur le digital ! À distance, c’est un support qui ne doit pas remplacer le contact humain et qui nécessite la bonne attitude pour faire de l’onboarding un succès.

Il faut alors veiller à ce que l’humain conserve une place centrale pour que l’onboarding à distance porte ses fruits. À ce sujet, ce ne sont pas les idées qui manquent ! En voici quelques-unes :

👉🏻 Envoyer un mot de bienvenue virtuel aux futurs salariés

👉🏻 Télécharger des vidéos de présentation des dirigeants

👉🏻 Partager aux nouveaux salariés une photo de leur manager

👉🏻 Envoyer des messages instantanés ludiques (vidéos, GIF…)

👉🏻 Proposer au salarié de se présenter en vidéo

👉🏻 Mettre à disposition le trombinoscope et/ou l’annuaire en ligne


Aussi, pour la bonne intégration sociale du salarié, il ne faut pas hésiter à multiplier les moments de partage entre les collaborateurs… et la distance n’empêche rien : les apéros, goûters, déjeuners d’équipe ou en binôme, quiz, défis ou challenges peuvent aussi avoir lieu en ligne ! 😉

Le reboarding : un cap à franchir


Le confinement et le télétravail imposés ont permis à tous de réaliser l’importance du reboarding en entreprise. C’est aussi une étape à ne pas négliger après une absence prolongée du salarié, pour un congé parental ou un congé sans solde par exemple. Si le retour au travail se fait à distance, mieux vaut redoubler d’attention pour s'assurer qu’il soit effectué dans de bonnes conditions, y compris pour les salariés qui ne veulent pas revenir au travail.

Le reboarding à distance reste avant tout un retour au travail !  Il doit entraîner un retour à la performance et au bien-être des salariés; deux conditions indispensables à la bonne santé économique. 


Alors, on en profite pour faire le point avec le salarié sur :

  1. Ses objectifs à court, moyen et long terme
  2. Son état d’esprit et sa santé mentale
  3. Les conditions pratiques de son retour et de son travail (rythme, horaires…)
  4. Son espace de travail et ses besoins (bureau, matériel, fournitures, accessoires…)

En outre, le reboarding à distance doit permettre la réappropriation par le salarié de son poste, de ses relations et de ses habitudes. À cette étape, la tolérance et la bienveillance sont de rigueur car après une longue absence, le salarié réintègre l’entreprise sans s’y rendre pour autant. C’est particulièrement troublant ! 😬


Cross-boarding : l’accompagnement continu


Même à distance, le salarié doit aussi être accompagné dans les changements qui pourraient affecter son quotidien, comme les évolutions internes et les mutations. Comme l’onboarding à l’arrivée du salarié dans l’entreprise, ces transitions importantes nécessitent d’accompagner le salarié dans l’intégration à son nouveau poste et à son nouvel environnement.

Qu’il s’agisse d’une mutation, d’une promotion, d’un retour de congé voire même d’une expatriation, les outils numériques à disposition des entreprises sont nombreux dans ce contexte : formations en ligne pour mettre à jour les compétences des salariés, réunions et entretiens en visioconférences pour assurer la bonne transmission des informations, visite virtuelles des locaux et des différents sites… 

L’onboarding et ses classiques peuvent aussi être remis au goût du jour, en version allégée et digitale : la rencontre avec l’équipe, le livret d’accueil numérique ou le welcome kit livré à domicile prennent ici tout leur sens ! 👍

Offboarding : soigner la sortie


Contrairement aux apparences, le départ d’un salarié est aussi un enjeu pour la productivité de l’entreprise ! Il s’agit avant tout ici pour l’entreprise d’assurer le départ du salarié dans de bonnes conditions et de veiller à ne pas atteindre le moral et la productivité des autres collaborateurs, mais aussi l’image et l’attractivité de l’entreprise sur le marché. ✨

Pour bien faire, mieux vaut ne pas compter sur la distance pour cacher ce départ sous le tapis ! Provoquez plutôt un échange digne de ce nom avec le collaborateur, même virtuel, pour dresser ensemble le bilan de cette sortie : raisons du départ, point avec les collaborateurs sur la motivation, la cohésion d’équipe et le bien-être, communication à grande échelle de la part de l’employeur...

Dans tous les cas, il faut veiller à la passation et à la bonne répartition de la charge de travail du salarié sortant, et communiquer officiellement ce départ à l’ensemble des collaborateurs. À distance ou au bureau, ils finiront de toute façon par l’apprendre !

À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

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