Mettre en place le flex-office

S’équiper des bons outils


Avant de se lancer dans un tel projet, mieux vaut veiller à respecter un certain nombre de critères. Ils sont autant de conditions à réunir pour construire une organisation et un environnement de travail propices à la productivité.

Parce qu’il s’appuie sur le digital, le flex-office nécessite d’abord de s’équiper des bons outils numériques, indispensables pour évoluer dans un flex-office et organiser la vie des équipes. Réserver un espace de travail, envoyer un message privé, organiser un événement, suivre les présences au bureau : toutes ces tâches du quotidien et plus encore doivent être digitalisées.


Tout un écosystème digital doit se mettre en place pour la réussite du flex-office !


Oui mais voilà, on compte presque autant d’outils que de tâches à réaliser : Slack, Microsoft Teams, Gmail, Workplace, Monday, Trello... la liste est longue et rend plus complexe que jamais l’organisation de l’entreprise. En bref, on s’y perd !

Pour répondre à cette problématique, nous avons justement créé HeyFlex, une petite révolution digitale pour le travail hybride et le flex-office qui centralise tous les outils dont vous avez besoin. Plutôt qu’une succession d’outils décorrélés, HeyFlex a été conçue comme la pierre angulaire du flex-office : une plateforme qui accompagne le passage de vos équipes au flex-office et organise la vie des équipes.

C’est bien simple, on a pensé à tout :

✍🏻 Indiquer votre lieu de travail 

👩‍💻 Réserver un espace de travail

🕹 Planifier une visite dans les locaux 

⏰ Connaître l’affluence au bureau

🥳 Organiser un événement d’équipe 

🔑 Suivre les temps forts de l’équipe


Les collaborateurs peuvent tout faire en ligne mais les RH et les managers aussi : HeyFlex permet notamment de fixer et modifier les règles du flex-office, de suivre et d’organiser la présence des équipes sur site, et de visualiser vos statistiques en continu : taux d’occupation, salariés les plus présents...


Adapter la politique de management


Pour porter ses fruits, le flex-office doit impérativement se reposer sur les managers, puisqu’il implique une autre façon d’encadrer les équipes. Ils doivent être accompagnés dans cette évolution, informés et sensibilisés. Si nécessaire, ils devront peut-être aussi passer par la case formation, notamment pour améliorer leurs compétences en communication digitale et leurs soft-skills (écoute, empathie, confiance...).

Le lien social et la culture d’entreprise doivent être préservés et nécessitent aussi l’implication des managers. Avec le flex-office, mieux vaut multiplier les temps forts pour conserver l’esprit d’équipe : les tea time, déjeuners d’équipe, ateliers de travail, entretiens individuels ou encore les activités ludiques sont de toute façon des moments que les salariés réclament et qui contribuent à leur performance !

Dans la continuité de cette collaboration étroite avec les équipes, suivez le principe du test & learn et testez votre dispositif avec une équipe en particulier. Récoltez ensuite le feedback des collaborateurs pour ajuster votre organisation.


Conclusion


Vous l’avez compris, le flex-office est une vraie révolution pour les entreprises tant il répond à toutes leurs problématiques actuelles : économies financières, performance économique, productivité des collaborateurs, attractivité de l’entreprise…

S’il peut paraître difficile à mettre en place, on peut constater que c’est avant tout une question d’organisation et d’état d’esprit, qui demande certes une certaine vigilance mais qui peut surtout décupler le bien-être, la motivation et la rentabilité de l’entreprise. Bien préparés, accompagnés et équipés de la bonne plateforme digitale, c’est (presque) un jeu d’enfant !


À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain. 

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