Comment constituer le planning d’intégration à distance d’un nouveau collaborateur ?

Une fois le recrutement terminé, commence une nouvelle période pour les équipes RH connue sous le nom « d’onboarding » ou encore « intégration d’un nouveau salarié ». Pas toujours prioritaire dans l’agenda des équipes RH, ce n’est que très récemment qu’a été mis en évidence le rôle fondamental de cette période d’intégration. 

En effet, bien gérer cette période permet d’intégrer au mieux un nouveau salarié, et s’assurer qu’il ne part pas immédiatement. Selon une étude réalisée par LinkedIn, 4 % des salariés quittent leur entreprise le 1er jour tandis qu’ils sont 22 % lors des 45 premiers jours. Ce phénomène est d’autant plus important quand l’intégration se fait à distance car il est dès lors plus difficile de se projeter et de développer un sentiment d’appartenance à l’entreprise. 

Alors, comment les équipes RH peuvent-elles gérer au mieux ce processus d’onboarding à distance 🤔 ? Et surtout, quel est le planning d’intégration à distance d’un salarié ?


Un processus d’intégration collaboratif 🤝


Tout d’abord, il faut savoir que le processus d’intégration est collaboratif ; ce n’est pas juste le pôle RH qui doit s’en occuper, mais plusieurs membres de la société. Il est donc important d’impliquer :

➡️ Le manager, qui doit s’assurer de la présentation des objectifs du poste, communiquer des documents de formations et se rendre disponible le jour de l’arrivée ;

➡️ Le buddy ou parrain, qui ne joue pas le même rôle que le manager et qui est là afin de veiller au bon déroulement de l’intégration ;

➡️ Le responsable IT/CTO, dont le rôle consiste à allouer le bon équipement et à fournir les informations de connexion aux différentes applications (Gmail, Slack, etc.) utilisées dans l’entreprise. Cela est d’autant plus important que sans ces éléments, l’onboardee sera perdu et isolé de l’entreprise s’il est en télétravail. 

➡️ Les personnes clés de l’entreprise, qui vont présenter leur rôle et leur mission précise.

Mais concrètement, en quoi consiste le planning idéal d’un nouvel arrivant dans l’entreprise ?

Le planning type d’un onboarding à distance 📝

Intéressons-nous au planning type de la première semaine d’un onboardee, avec une découpe des différentes tâches à réaliser :

- Une présentation de la nouvelle recrue auprès de l’ensemble des personnes de l’entreprise si possible (pour des structures de petite taille) ou tout au moins d’un nombre significatif d’employés de l’entreprise. 

- Une présentation du planning d’intégration effectuée par le manager ou le responsable RH.

- Une prise en main immédiate du produit de l’entreprise avec création de compte, et usage intensif. C’est un point clé pour toutes les entreprises qui souhaitent développer une culture produit au sein de leur structure.

- Une présentation des valeurs et de la culture d’entreprise, idéalement effectuée par le CEO.

- Une présentation de chaque pôle de l’entreprise. Ces points peuvent être naturellement espacés et sont liés aux disponibilités des différents directeurs de pôle.

- Il est recommandé de proposer au nouvel arrivant l’accomplissement d’une tâche concrète : écrire un article, mettre à jour une base de données, réaliser une présentation, etc.

- Un point avec le directeur informatique afin de récupérer tous les éléments liés à la connectivité du salarié (équipement, applications, etc.) doit être réalisé en amont.

- Un point effectué avec le manager au bout de la 1re semaine afin de s’assurer que l’intégration se passe au mieux, mais aussi pour récolter les feedbacks de l’onboardee.

Le premier mois d'intégration 


Pendant le premier mois d’intégration, voici une recommandation de tâches à suivre :

- Point hebdomadaire avec son manager sur les objectifs business. 

- Point régulier avec le parrain afin de suivre l’intégration 

- Faire des réunions, des cafés virtuels afin d’établir des liens avec les autres membres de l’entreprise.

- Assister aux premières formations 💪 ;

- À la fin du premier mois, on pourra transmettre au nouvel arrivant un rapport d’étonnement.

- Et puis, pourquoi ne pas demander au nouvel arrivant de solliciter son réseau afin de développer l’activité de l’entreprise pour les plus dynamiques ? :)

Une autre bonne pratique du planning d’intégration consiste à ne pas assigner de date précise ou d’heure, mais plutôt une notion de semaine, afin de laisser le nouvel arrivant prendre lui-même l’initiative de fixer la date et l’heure du rendez-vous.

À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

©2021- HeyTeam All rights reserved