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Processus d’onboarding RH : les différentes étapes, comment le mettre en place, etc.

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L’onboarding est un concept important qui doit être maîtrisé par les entreprises s’intéressant à ses employés. En effet, onboarder un nouvel arrivant est une condition indispensable pour fidéliser ses équipes dès le début de la relation. 🤩

D’ailleurs, pour être encore plus efficace, il faudrait aussi évoquer le préboarding qui est tout aussi important que l’onboarding.

Rassurez-vous si vous n’êtes pas familier avec ces termes : nous vous disons tout ce que vous devez savoir sur le processus de recrutement, l’onboarding RH et la montée en compétences de vos salariés. 👇

Comment mettre en place un processus d'intégration ?

Le processus d’intégration se fait en plusieurs phases :

  • Le préboarding ;
  • L’onboarding ;
  • Les semaines qui suivent l’arrivée dans l’entreprise.

Chaque moment important doit être étudié et analysé afin de mettre en place les bonnes actions au bon moment. 🔎

Il faut donc, avant toutes choses, vous intéresser aux attentes des talents que vous souhaitez attirer à vous. Nous pensons particulièrement à la recherche de sens au travail, à l’équilibre vie professionnelle et personnelle ainsi qu’à la possibilité de télétravailler. Autant d’éléments que vous devez inclure dans votre processus d’intégration.

Après avoir identifié les attentes de vos nouveaux collaborateurs et vous être assuré qu’elles correspondent bien aux valeurs de votre entreprise, vous pouvez vous intéresser à la mise en place de votre processus d’intégration qui doit répondre à ces questions précises :

  • Comment faciliter l’intégration de chaque nouvelle recrue au sein de l’entreprise et de son équipe ?
  • Est-ce que j’offre les clés à chaque nouvel arrivant pour bien comprendre sa mission et la culture d’entreprise ?
  • Qui doit s’occuper de l’onboarding au sein de l’entreprise ?
  • Est-ce qu’au terme de l’onboarding, mon nouveau collaborateur est autonome ?
  • Quelles sont les grandes étapes de l’onboarding et comment mesurer son efficacité ?

À savoir : il existe de nombreux outils de travail pour vous aider à concevoir une expérience collaborateur d’onboarding de qualité (c’est d’ailleurs ce que nous proposons). 🛠️

 

Quelles sont les étapes clés d’un processus d’onboarding ?

Comme nous l’avons indiqué précédemment, il existe 3 grandes étapes-clés du processus d’onboarding collaborateur. Nous allons les détailler en nous y intéressant précisément.

 

Le préboarding

Le préboarding correspond à la période entre le recrutement de votre nouveau talent et l’arrivée dans l’entreprise. 

Après avoir reçu plusieurs candidats et avoir trouvé la personne qu’il vous faut, il est nécessaire de verrouiller le recrutement. En effet, vous n’êtes pas sans savoir que certains secteurs ont plus de mal à recruter que d’autres. Ce qui sous-entend que le rapport de force est en train de basculer en faveur des candidats.

Le but étant donc de raccourcir au maximum le temps de signature du contrat de travail et de garder le contact jusqu’à la date d’arrivée dans l’entreprise. 💬

Vous pouvez profiter du préboarding pour envoyer des documents importants, pour réaliser certaines tâches administratives, pour commencer à donner des accès à certains outils et pour faire connaissance avec les membres de l’équipe.

Bien que ce soit un moment informel, le préboarding est important pour donner envie à votre nouveau collaborateur de vous rejoindre et pour éviter le stress des premiers jours.

Le jour J

Le jour J est arrivé et vous êtes prêt à accueillir votre nouveau collaborateur. Toute bonne première journée en entreprise commence par un petit-déjeuner 🥐. À vous de voir qui doit y être convié. Une TPE peut inviter l’ensemble de son personnel tandis que les plus grandes structures pourront choisir de faire, par exemple, des sessions par promotion.

Ensuite, une bonne pratique consiste à nommer un mentor qui accompagnera le nouvel arrivant durant ses premiers pas dans l’entreprise.

Une erreur commise par de nombreuses entreprises : vouloir caler un maximum de choses durant cette journée. Au contraire, diluez au maximum les informations afin de permettre au nouvel arrivant de prendre ses marques.

Après le petit-déjeuner, il est possible de visiter les locaux et d’en apprendre plus aussi bien sur la culture d’entreprise que sur le poste et les différentes missions. ℹ️

L’intégration à long terme

Pour certaines entreprises, un onboarding doit durer quelques jours maximum. C’est, ici encore, une erreur. En effet, d’après les études sur le sujet, il faut entre 6 et 8 mois en moyenne pour être totalement autonome.

D’où les mises en place de plannings précis et points de contrôle permettant une véritable montée en compétence de votre employé. 📅

Au début, il est possible d’organiser des entretiens avec le manager toutes les semaines puis de les espacer tous les mois jusqu’à la totale autonomie.

Sans oublier de fêter chaque moment important lié à l’intégration du salarié (arrivée dans l’entreprise, premier contrat signé, premier anniversaire…). 🎉

Pour en savoir plus sur l'importance d'un bon onboarding, notre article sur les bénéfices d'un bon processus d'onboarding vous détaille les avantages à prendre en compte ce moment clé du parcours collaborateur.

Qu'est-ce qu'un bon processus d’onboarding ?

En sachant que 45% des démissions ont lieu la première année et que 80% des nouveaux arrivants savent s’ils vont rester ou non dans l’entreprise durant les 6 premiers mois, si votre nouveau talent fête son premier anniversaire au sein de votre structure, vous pouvez vous dire que l’onboarding est réussi.

Toutefois, cela ne suffit pas. Car, bien qu’un employé soit plus prêt à démissionner au cours de la première année, rien ne dit qu’il ne le fera pas plus tard. C’est pourquoi il faut vous assurer de satisfaire pleinement les besoins de vos collaborateurs en demandant régulièrement de partager des feedbacks. 📃

Sans oublier un outil d’onboarding très important pour vous améliorer au fil du temps : le rapport d’étonnement. Celui-ci permet au nouveau salarié de parler librement de ce qui lui a plu et ce qui doit être, selon lui, amélioré dans votre processus d’onboarding.

Finalement, il est important de noter qu’un bon process d’onboarding est un événement qui mobilise les équipes de l’entreprise durant le temps nécessaire. Nous avons parlé du mentor et du manager. Mais vous devez aussi inclure dans la boucle les équipes RH et les autres collaborateurs qui vont être amenés à travailler avec le nouvel arrivant.

À noter : l’onboarding peut aussi servir à améliorer votre marque employeur (et donc à attirer plus de talents) en laissant la parole aux nouveaux recrutés et en leur laissant raconter leur expérience. Cela peut se faire en interne, sur l’intranet de l’entreprise, ou en externe, sur les réseaux sociaux. 🌐

Pour aller plus loin, découvrez nos 5 conseils pour soigner son processus d'onboarding collaborateur.

Pour vous aider à concevoir des programmes d’onboarding personnalisés et de qualité, n’hésitez pas à nous demander une démo gratuite de notre outil d'onboarding. Vous découvrez alors une plateforme aussi accessible que performante qui accompagne chaque collaborateur dans son nouvel emploi afin de l’aider à devenir autonome plus rapidement.

D’après les retours de nos clients, notre logiciel RH augmente aussi le taux de rétention de votre entreprise et vous fait gagner du temps tout en améliorant la satisfaction, donc la productivité, de vos nouveaux salariés.  

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