Self Service RH : le portail qui libère les équipes RH des tâches administratives

Qu'est-ce que le Self Service RH ?💡

Le Self Service RH (que l’on traduit en français par « Libre Service RH ») est une plateforme digitale qui accorde une totale autonomie aux collaborateurs dans la gestion de leurs démarches administratives.

Concrètement, chaque salarié de l’entreprise accède à un espace personnel sécurisé où il peut consulter librement ses fiches de paie, déposer des demandes de congés, modifier ses coordonnées ou télécharger des attestations.

Ce portail RH agit donc comme un guichet unique disponible 24h/24, accessible depuis n'importe quel terminal connecté.

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À savoir : le Self Service RH ne doit pas être confondu avec le SIRH. En effet, le système d'information RH est le socle technique qui centralise toutes les données du personnel alors que le Self Service RH est une interface intuitive qui ouvre aux salariés concernés des droits spécifiques.

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Pourquoi le Self Service RH séduit-il de plus en plus d'entreprises ?🚀

Les entreprises qui utilisent un portail RH au quotidien constatent rapidement des bénéfices tangibles.

Un gain de temps pour les équipes Ressources Humaines, tout d’abord. En offrant la possibilité aux collaborateurs de trouver les informations qui les concernent par eux-mêmes, les professionnels RH sont libérés des sollicitations répétitives. Ce qui réduit drastiquement la charge de travail liée à la gestion administrative qui peut, ensuite, être réinvestie dans l’accompagnement stratégique.  

Une autonomie renforcée pour les collaborateurs, ensuite. En ayant la possibilité de consulter et modifier leurs informations personnelles quand ils le souhaitent, les salariés deviennent acteurs de leur relation administrative avec l'entreprise. Ce qui valorise la responsabilisation individuelle et renforce positivement l'expérience collaborateur.

Une visibilité accrue pour les managers, finalement. En accédant à une vision claire sur les tâches d’onboarding, les documents RH ou encore le parcours du collaborateur, les responsables d’équipes peuvent intéragir directement depuis leur interface, sans échanges interminables.

Sans oublier tous les bénéfices indirects tels que l’amélioration de la productivité globale, la sécurisation des données personnelles globales, la réduction de la consommation de papiers (il s’inscrit donc pleinement dans une démarche RSE) et l’impact positif sur la marque employeur.

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Les fonctionnalités clés d'un Self Service RH performant 🛠️

La mise en place d’un portail RH disponible en libre-accès doit permettre aux collaborateurs d’accéder aux services les plus sollicités.

Nous pensons, par exemple, à :

• ‍L’accès simplifié aux documents administratifs : chaque bulletin de paie est disponible dès son édition et les attestations diverses (employeur, salaire, fiscales...) se téléchargent à la demande.‍
• Mise à jour des informations personnelles : les collaborateurs peuvent modifier directement leurs coordonnées, leur RIB ou toute autre information importante. Ce qui réduit les erreurs de saisie et les doublons venant souvent parasiter la gestion des ressources humaines.‍
• Suivi du temps de travail et des activités : relier le Self Service RH avec le système de badgeage ou de pointage offre une vision consolidée où chacun peut consulter ses heures effectuées, ses compteurs de RTT ou ses récupérations. Ce qui responsabilise les équipes et simplifie les contrôles.

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Comment choisir et mettre en place le bon logiciel de Self Service RH ?✅

OK, vous avez compris les bénéfices d’un bon logiciel Self Service RH. Maintenant, il faut le choisir.

Nous pouvons évidemment vous dire de nous faire confiance et vous orienter vers la solution RH HeyTeam.

Mais ce serait contre-productif.

Voici plutôt les critères qui doivent orienter votre sélection :

• ‍L'ergonomie : une interface intuitive et facilement utilisable par tous les profils garantit l'adhésion des utilisateurs ;‍
• L'interopérabilité avec l'écosystème existant (le cas échéant) ;‍
• La sécurité : hébergement des données, politique de sauvegarde, gestion des identités et des accès… chaque aspect technique doit répondre aux standards les plus exigeants ;‍
• La présence d’un support technique pour accompagner le déploiement et assurer la continuité de service si besoin ;
• Sans oublier le prix et la possibilité de personnaliser les profils afin de répondre précisément aux besoins de tous les utilisateurs (collaborateurs, managers, RH, direction…).

Après le choix de la bonne solution vient l’étape de sa mise en place.

Comme pour chaque solution pour entreprises, le projet débute par une analyse préalable des besoins : quelles démarches génèrent le plus de sollicitations et quels processus gagneraient à être automatisés ?

Cette cartographie oriente ensuite vers le choix du logiciel RH et vous guide lors du déploiement.

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Notre conseil : ne négligez pas l'accompagnement humain. Impliquez au maximum vos équipes RH et managers dès que possible et formez-les si besoin en adoptant une communication transparente valorisant les bénéfices concrets pour chacun.

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Vous l’avez compris : si elle est bien implémentée dans votre entreprise, cette solution RH a la capacité de transformer profondément votre gestion des ressources humaines.

Grâce au Self Service RH, vous gagnez en efficacité, en transparence et en réactivité. Les tâches administratives automatisées libèrent du temps pour accompagner les collaborateurs sur des dimensions plus stratégiques et l'autonomie accordée aux salariés et managers modernise les relations internes.

Chacun peut accéder directement aux informations qui le concernent, mettre à jour ses données et piloter ses demandes. Ce qui s'inscrit dans une vision RH résolument digitale et centrée sur l'humain.

Tout le monde y gagne !

Vous voulez en savoir plus sur le processus de mise en œuvre et les bénéfices attendus ? Contactez-nous et profitez d’une démo gratuite de notre outil sans attendre.