Le rôle clé du logiciel de gestion RH dans l’entreprise

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion RH ?

Pour faire simple, un logiciel de gestion RH est une plateforme informatique conçue pour centraliser, automatiser et optimiser certains processus précis liés à la gestion du personnel.

Pour ce faire, il couvre un large éventail de fonctionnalités, allant de la gestion des dossiers collaborateurs à l’analyse des données sociales en passant par la paie, le recrutement ou la formation.

L’objectif principal : libérer les équipes RH des tâches chronophages pour leur permettre de se concentrer sur des activités stratégiques, comme l’accompagnement des managers, la gestion des carrières ou l’amélioration de la qualité de vie au travail.

Attention toutefois à ne pas le confondre avec le SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) qui désigne une suite logicielle intégrée, généralement plus complète qu’un simple logiciel RH. Alors qu’un outil RH se spécialise sur une fonction précise (comme la paie ou le recrutement), un SIRH propose une approche globale, interconnectant l’ensemble des processus RH au sein d’une plateforme unique.

À savoir : les logiciels de gestion RH s’adaptent à tous les types d’entreprises, des TPE aux grands groupes. Les petites structures y trouvent un moyen de structurer leur gestion administrative, de gagner en conformité et de réduire les risques d’erreurs tandis que les grands groupes profitent d’une solution capable de gérer un grand volume de données, d’intégrer des processus métiers spécifiques et de s’adapter aux réglementations locales.

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Quelles sont les fonctionnalités clés d’un logiciel de gestion RH ?

Maintenant que nous en savons plus sur ce qu’est un logiciel de gestion RH, nous pouvons entrer dans les détails :

Voici un tour d’horizon des fonctionnalités les plus recherchées :

• ‍Gestion administrative et dossiers du personnel : stockage et organisation des contrats de travail et documents légaux… ;‍
• Gestion des temps de travail, congés et absences : planification des plannings, suivi des heures travaillées… ;‍
• Logiciels de paie et génération des bulletins de paie : automatisation du calcul des salaires et de la génération / envois des bulletins de paie et déclarations sociales… ;‍
• Recrutement, onboarding et gestion des talents : publication des offres d’emploi sur plusieurs canaux, suivi des candidatures via un ATS, automatisation de l’onboarding… ;‍
• Formation, développement des compétences et évaluations : création et gestion des plans de formation, suivi des compétences des collaborateurs, identification des écarts par rapport aux besoins de l’entreprise, organisation des entretiens annuels et des évaluations 360°… ;‍
• Reporting, analyse RH et conformité légale : génération de tableaux de bord personnalisés, analyse des tendances pour anticiper les risques, ajustement des politiques RH tout en assurant la conformité légale…

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Quels sont les avantages d’un logiciel RH pour les entreprises ?

Vous l’avez sûrement compris : l’adoption d’un logiciel de gestion RH génère des bénéfices tangibles à plusieurs niveaux. 🌟

Le plus important étant l’automatisation des tâches administratives et le gain de temps généré. Ce qui permet de se concentrer sur des tâches plus stratégiques.

Il en découle donc une amélioration de l’efficacité du service RH et, in fine, une meilleure expérience collaborateur.

Sans oublier le fait de réduire au maximum les erreurs de saisie ainsi que la possibilité de se mettre plus facilement en conformité (très important aujourd’hui !).

Comment choisir son logiciel de gestion RH ?📝

Connaître les avantages d’un logiciel de gestion RH, c’est bien.

Mais comment choisir celui qui répond spécifiquement à vos besoins (et votre budget) ?

Avant toutes choses, prenez le temps de les identifier en considérant aussi bien vos besoins que vos contraintes.

Pour cela, nous vous recommandons de cartographier les processus RH à digitaliser et les problèmes à résoudre.

Demandez-vous, par exemple :  

• Quels processus sont les plus chronophages ?
• Quels sont les points de friction actuels ?
• Quels sont les objectifs stratégiques ?

Profitez de cet exercice pour vous intéresser à la complexité de vos processus RH.

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À noter : une TPE privilégiera des outils simples, intuitifs et économiques alors qu’une multinationale aux milliers d’employés s’intéressera plus à des SIRH complets et intégrés.

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Une fois ce travail préparatoire accompli, vous pourrez commencer à comparer les logiciels de gestion RH entre eux.

À ce moment, nous vous incitons à vous intéresser au prix en prenant en compte autant le coût d’acquisition (facturation à l’achat ou abonnement ?) que les coûts cachés (formation, mise à jour…) et le retour sur investissement attendu (le gain de productivité, par exemple).  

Mais ce n’est pas tout ! Car même si le prix est important, sachez que la simplicité d’utilisation et l’intégration avec d’autres outils peuvent faire de grosses différences au moment du déploiement et de son usage au quotidien.

En effet, les équipes auront plus de mal à se servir d’un outil difficile à comprendre.

Finalement, attardez-vous sur la protection de vos données RH en vous intéressant à la fois sur l’hébergement des données, la sécurité des accès et la conformité légale.

Une fois toutes ces informations en main, vous avez les clés pour choisir le bon logiciel de gestion RH.

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Mise en place d’un logiciel de gestion RH

Finalement, nous arrivons à la phase de déploiement.

Peu importe la solution, nous vous recommandons de :

• Définir un cahier des charges précis : listez les fonctionnalités attendues, les intégrations nécessaires et les contraintes techniques ;‍
• Désigner un chef de projet : impliquez les parties prenantes (RH, DSI, direction) et planifiez les différentes phases de test ;‍
• Choisir un partenaire fiable : privilégier un éditeur proposant un accompagnement personnalisé (formation, support, suivi) ;‍
• Planifier une phase pilote : testez la solution sur un périmètre restreint avant le déploiement.

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Notre conseil : n’oubliez pas le volet formation des équipes RH et accompagnement au changement. Comme nous l’avons indiqué précédemment, un logiciel doit être adopté par les utilisateurs pour être efficace.

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C’est pourquoi nous vous conseillons d’organiser régulièrement des sessions de formation (aussi bien avant, pendant qu’après le déploiement), de communiquer sur les bénéfices attendus et réels et, surtout, de prendre le temps de recueillir les retours des utilisateurs.

En plus de ces feedbacks concrets, le suivi et l’adoption de la solution dans le temps passe par une mesure concrète de l’utilisation (analyse des taux de connexion, nombre de demandes traitées…). Cela vous aidera à identifier les éventuels freins et à améliorer la solution si nécessaire.

De toute évidence, nous sommes bien placés pour vous parler de logiciel de gestion RH, car, chez Heyteam, nous proposons à nos clients une plateforme capable de transformer complètement l’expérience collaborateur, de l’onboarding à l’offboarding.

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