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Les bonnes pratiques de l’onboarding à distance

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Quand il s’agit de savoir quoi faire à propos de l’onboarding, il suffit de jeter un œil à ce que font nos clients ! Kiloutou, Jobteaser, Oney, Devoteam : avec le support de notre plateforme dédiée à l’onboarding et aux temps forts du parcours salarié, tous ont su développer des programmes d’onboarding à distance particulièrement efficaces et avec un certain nombre de points communs. Ce sont autant de bonnes pratiques à adopter pour veiller au bien-être des nouveaux collaborateurs :


➡️ Matériel informatique qui favorise la déconnexion

➡️ Formation de binômes ou attribution d’un buddy aux nouvelles recrues

➡️ Points réguliers avec les RH et/ou les managers

➡ Détermination des objectifs avec le salarié et suivi sur le long terme

➡️ Petit déjeuner d’accueil avec l’équipe et/ou la direction

➡️ Welcome kit remis au salarié avec infos et goodies


Toutes ces bonnes pratiques s’inscrivent directement dans les 5 piliers de l’onboarding à distance délivrés par Benoît Pacceu, Directeur du Développement RH, lors de la première édition de l’événement [Re]Invent :

  1. Implication des collaborateurs dans toute les étapes de l’onboarding à distance
  2. Accompagnement de l’onboarde(e) et suivi des objectifs sur le long terme
  3. Formation des managers, notamment aux soft-skills et au télétravail
  4. Mise à disposition d’outils, notamment via une plateforme comme HeyTeam
  5. Amélioration continue grâce à un système de feedbacks automatisé


Nous avons rassemblé toutes ces bonnes pratiques dans des templates dédiés à l’onboarding. Onboarding à distance, façon start-up ou comme chez Google : ce sont de véritables check-list prêtes à l’emploi que vous n’avez plus qu’à télécharger !

Le planning type d’un onboarding à distance 📝

Intéressons-nous au planning type de la première semaine d’un onboardee, avec une découpe des différentes tâches à réaliser :

- Une présentation de la nouvelle recrue auprès de l’ensemble des personnes de l’entreprise si possible (pour des structures de petite taille) ou tout au moins d’un nombre significatif d’employés de l’entreprise. 

- Une présentation du planning d’intégration effectuée par le manager ou le responsable RH.

- Une prise en main immédiate du produit de l’entreprise avec création de compte, et usage intensif. C’est un point clé pour toutes les entreprises qui souhaitent développer une culture produit au sein de leur structure.

- Une présentation des valeurs et de la culture d’entreprise, idéalement effectuée par le CEO.

- Une présentation de chaque pôle de l’entreprise. Ces points peuvent être naturellement espacés et sont liés aux disponibilités des différents directeurs de pôle.

- Il est recommandé de proposer au nouvel arrivant l’accomplissement d’une tâche concrète : écrire un article, mettre à jour une base de données, réaliser une présentation, etc.

- Un point avec le directeur informatique afin de récupérer tous les éléments liés à la connectivité du salarié (équipement, applications, etc.) doit être réalisé en amont.

- Un point effectué avec le manager au bout de la 1re semaine afin de s’assurer que l’intégration se passe au mieux, mais aussi pour récolter les feedbacks de l’onboardee.

Case study : l’onboarding à distance de chez Prisma Media


Avec :

Malika Achmaoui, Responsable Recrutement et Mobilité chez Prisma Media
Benjamin, récemment onboardee chez Prisma Media


Si l’onboarding à distance n’est pas une nouveauté et a déjà largement fait ses preuves, l’année 2020 a mis toutes les entreprises au pied du mur : désormais, c’est la seule solution !


Face à ces circonstances exceptionnelles, l’équipe RH de Prisma Media, entre autres n°1 de la presse magazine, n’a pas baissé les bras pour autant ! Toute l’équipe s’est au contraire attelé à tout faire pour humaniser les relations et maintenir l’emploi. Le recrutement a poursuivi son cours, mais il a tout de même fallu réinventer le processus d’onboarding et d’intégration pour l’adapter au distanciel… même pas peur !


Pour permettre la bonne intégration des salariés et les rassurer comme il se doit, Malika recommande notamment d’exploiter 5 leviers :

- Tenir ses promesses et rester cohérent avec l’offre d’emploi

- Rassurez l’onboarde(e) avec des chiffres concrets

- Maintenir l’innovation et le développement de l’entreprise

- Communiquer régulièrement au plus grand nombre

- Mettre en avant les valeurs de l’entreprise


Récemment intégré au sein du groupe, Benjamin témoigne de l’efficacité de l’onboarding imaginé par l’équipe RH et notamment de l’apport d’HeyTeam : “Dès le préboarding, j’ai eu accès à un mapping global de l’entreprise et aux bons contacts grâce à HeyTeam ! J’ai pu éviter énormément de paperasse et de rendez-vous. 1 mois après mon intégration, je n’ai encore eu aucun papier en main… tout se fait en ligne, y compris la signature de mon contrat de travail !” 


Plus précisément, l’onboarding digital de Benjamin s’est déroulé en 4 phases et tend à s’étaler jusqu’à la fin de sa période d’essai :


  1. Onboarding global sur le groupe, son histoire et sa mission
  2. Onboarding dédié au Département Prisma Innovation Lab que Benjamin a intégré
  3. Onboarding spécifique à la Rédaction en chef; le coeur de métier du groupe
  4. Onboarding avec les membres du Comex pour connaître en détail tous les services


Un programme d’onboarding en 4 étapes réussi qui semble visiblement faire la fierté de l’entreprise et de ses collaborateurs, et que Malika espère encore développer.

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