L’intégration d’un nouveau collaborateur dans l’entreprise est sans doute le moment le plus important du parcours candidat, et pourtant c’est aussi le plus critique. Pour bien faire, il faut penser à tout : mise à disposition du matériel, présentation de l’équipe et de l’entreprise, définition des objectifs, organisation du travail… sans oublier une bonne dose de bonne humeur !
En période de confinement ou tout simplement en télétravail, ça se corse encore un peu plus. L’enjeu est d’autant plus important que la situation est particulièrement inconfortable pour l’entreprise comme pour le salarié. L’intégration virtuelle devient alors un point de départ déterminant pour sa réussite à son poste. En somme, ça passe… ou ça casse !
Alors, qu’est-ce qui fait la différence ? Et quelles bonnes pratiques, actions et outils faut-il mettre en place pour que l’intégration virtuelle soit un succès collectif ? C’est justement à ces questions que nous répondons dans ce guide dédié.
Ce que vous allez apprendre :
🗓 Les différentes étapes d’un plan d’intégration virtuel réussi
🗂 Comment bien préparer l’arrivée d’un salarié en télétravail
🤝 Comment favoriser la création de lien social à distance
Étape 1 : Bien préparer l’arrivée du salarié
Si vous pensez que l’intégration d’un nouveau collaborateur se joue lors de son premier jour dans l’entreprise, vous vous trompez ! L’intégration est un processus bien plus large qui s’étend en réalité du recrutement du candidat jusqu’à son premier anniversaire dans l’entreprise. 🎂
Pour que l’intégration virtuelle soit une réussite, elle doit donc être préparée en amont de son arrivée dans l’entreprise et même débuter bien avant son premier jour ! L’idée, c’est de plonger le futur collaborateur dans l’ambiance de l’entreprise, tant au niveau humain que professionnel, pour qu’il soit dans les meilleures dispositions possibles avant de prendre ses fonctions. Avec un aperçu des méthodes de travail, des codes de communication ou encore des process à respecter, il peut se projeter plus facilement à son poste, sera opérationnel plus rapidement et il pourra aussi nouer plus aisément des relations avec ses nouveaux collègues.
Alors, pendant 15 à 20 jours avant qu’il n’intègre votre entreprise, maintenez le contact virtuel avec votre nouvelle recrue pour lui partager ces précieuses informations : histoire et valeurs de l’entreprise, trombinoscope, témoignages de salariés, vidéos de votre dernier événement…
C’est aussi le moment idéal pour rassurer le candidat et le mettre à l’aise. Comme pour l’onboarding mis en place par Kiloutou, un mot de bienvenue du manager et/ou du DG en vidéo ou une invitation à un premier petit déjeuner digital sont toujours de bonnes idées ! 💡
Enfin et surtout : faites en sorte que la logistique ne soit plus un souci pour personne, en envoyant directement chez le salarié tout le matériel dont il aura besoin : ordinateurs, fournitures de bureaux, matériel audio et/ou vidéo… Rien de pire que de passer 3 jours à tourner en rond parce qu’il vous manque un logiciel, un mot de passe… voire même un ordinateur ! Dans le même objectif, la signature électronique du contrat de travail et des différents documents légaux représente un gain de temps et de fluidité à ne pas négliger.
Les bonnes pratiques à retenir quant à l'onboarding virtuelle
⭐️ Opter pour la signature électronique des documents administratifs
⭐️ Mettre à disposition tous les contenus utiles au salarié
⭐️ Lui envoyer un mot de bienvenue du DG ou du manager en vidéo
⭐️ Bien vérifier la configuration du matériel et le faire livrer chez le salarié
Étape 2 : Miser sur l’humain et l’esprit d’équipe
L’intégration est une réussite lorsque le salarié est autonome à son poste mais aussi lorsqu'il a trouvé sa place au sein de l’entreprise et parmi les collaborateurs. L’intégration virtuelle est d’autant plus importante qu’elle peut justement paraître impersonnelle, alors pour y remédier, l’humain doit rester au centre de l’attention et ne surtout pas être relégué au second plan, derrière le digital.
Pour favoriser la socialisation du nouvel arrivant, impliquez au maximum les collaborateurs dans son intégration. Ils peuvent par exemple participer au mot de bienvenue, prendre contact avec leur futur collègue ou l’inviter à partager une pause ou un déjeuner virtuel. Tout au long de son intégration, ils peuvent aussi veiller à rester disponibles en cas de besoin et garder un œil bienveillant sur ses premiers pas, même par écrans interposés !
Les managers, eux aussi, doivent bien-sûr faire partie intégrante du plan d’onboarding et être présents à chaque étape de l’intégration du salarié. Ils sont le maillon qui relie le salarié au reste de l’entreprise, alors si le besoin de mettre à jour leurs compétences ou de les accompagner dans l’intégration du salarié se fait sentir, prévoyez une formation dédiée ou utilisez une plateforme digitale comme HeyTeam pour les guider au fil des jours.
Le conseil testé et approuvé
-> Privilégiez toujours un contact chaleureux et personnel avec le nouveau salarié à un message froid et formel. N’hésitez pas, entre autres, à attraper votre téléphone ou à allumer votre caméra pour vous exprimer de vive voix, plutôt que d’envoyer un mail cordial.
À l’instar des « buddies », ces salariés qui jouent le rôle de mentors chez Jobteaser, vous pouvez aussi créer des binômes au sein de vos équipes, dans lequel un salarié expérimenté accompagne la nouvelle recrue pendant son intégration. C’est un soutien psychologique et opérationnel particulièrement utile alors que le nouveau salarié est plongé dans un environnement dont il ne connaît rien ou presque ! 💪
Les bonnes pratiques à retenir
⭐️ Impliquer les collaborateurs dans l’intégration du salarié
⭐️ Veiller à la présence et à la bienveillance des managers
⭐️ Privilégier les contacts directs (appels, visioconférences…) aux contacts par email
⭐️ Constituer des binômes ou attribuer des mentors aux nouveaux salariés
Étape 3 : Faire preuve d’imagination et favoriser l’interactivité
L’intégration d’une nouvelle recrue ne se limite pas à une réunion de présentation et à la remise du matériel informatique. Pour l’équipe qui accueille un nouveau membre, mais aussi pour le salarié et pour le manager, c’est un grand moment qui mérite d’être soigné et qui doit marquer les esprits !
Comment faire ? D’abord, simplifiez le processus d’intégration avec une plateforme digitale. C’est le meilleur moyen de rendre cette étape clé plus attractive aux yeux de tous, mais aussi de faciliter la communication et de ne rien oublier.
Avec une plateforme comme HeyTeam, vous pouvez gérer l’intégralité du plan d’onboarding sans même quitter votre salon ! En deux clics, vous pouvez envoyer des messages personnalisés, donner accès à des bibliothèques de contenus, demander la signature de documents, planifier des meetings, mettre en place des rappels… Le salarié n'a qu'à se connecter à la plateforme pour tout connaître de son programme d’intégration et plus encore. C’est quand même plus agréable que de recevoir quelques infos en vrac dans un simple mail !
Aussi, mettez en place des activités ludiques et interactives pour compléter votre programme d’intégration. Jeux, quizz, défis ou encore challenges : ce ne sont pas les options qui manquent pour créer un contexte propice à la création de lien social et à l’esprit d’équipe. Ces moments partagés peuvent aussi être l’occasion de travailler ensemble sans même s’en rendre compte ! Ces nombreux outils numériques créent un véritable engouement autour des problématiques d’intégration et permettent de la rendre plus fluide et plus efficace.
Étape 4 : Définir les bons objectifs
Pour une prise de poste placée sous le signe de la performance, des objectifs doivent être fixés dès l’arrivée du salarié dans l’entreprise, avec les RH et le manager.
Sans pour autant lui infliger une pression insoutenable, le nouveau collaborateur doit savoir ce que l’on attend de lui et dans quelles mesures. Côté manager, c’est un précieux indicateur pour suivre le bon déroulement du processus d’intégration et côté salarié, c’est une ligne de mire qui aide à choisir ses priorités et à gagner en autonomie.
Plutôt que d’envoyer à votre nouvelle recrue une liste d’objectifs longue comme le bras, profitez de l’occasion pour poser les bases de votre relation personnelle et professionnelle. C’est le point de départ de votre collaboration ! Cet entretien peut aussi être l’occasion de compléter la présentation de l’entreprise et de répondre aux questions du salarié.
Familiarisée avec l’intégration à distance, la plateforme de recrutement des jeunes talents Jobteaser recommande d’ailleurs de définir des objectifs SMART, pour Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporels.
Dans la continuité de ce premier entretien, d’autres points d’étapes, plus formels que les réunions de travail au quotidien, peuvent être fixés pour suivre la réalisation des objectifs, à la fin de chaque mois par exemple. Plus tard, un point à mi-parcours de la période d’essai peut aussi permettre aux parties prenantes de redessiner ces enjeux et d’ajuster le tir si besoin.
Les bonnes pratiques à retenir
⭐️ Définir des objectifs SMART dès les premiers jours du salarié dans l’entreprise
⭐️ Privilégier les entretiens individuels avec le salarié
⭐️ Planifier des points d’étapes tout au long de la période d’essai
⭐️ Prévoir un point à mi-parcours de la période d’essai
Étape 5 : Accompagner le candidat et améliorer l’onboarding en continu
Vous l’avez peut-être déjà remarqué par vous-même, trouver sa place dans une entreprise, ça prend parfois du temps… Alors mieux vaut rester attentif pour s’assurer que le salarié s’intègre correctement à l’entreprise, tant au niveau professionnel que personnel. Pour le savoir, rien de plus simple : il suffit de poser la question !
D’une part, le salarié peut se prêter à l’exercice du rapport d’étonnement pour partager ses impressions, ce qui peut parfois être difficile en télétravail. D’autre part, l’entreprise peut faciliter ces retours d’expérience par un système de feedbacks automatisés. En envoyant régulièrement des questionnaires rapides aux équipes, les RH et managers peuvent faire évoluer le processus d’intégration de l’entreprise à partir des retours et des suggestions des salariés nouvellement intégrés.
Ces feedbacks sont d’ailleurs un outil essentiel aux DRH pour prendre le pouls dans l’entreprise et ainsi construire et améliorer son plan d’action global.
Le conseil testé et approuvé
Si l’intégration se fait timidement ou si les premières tâches semblent poser problème, pas de panique ! On estime qu’il faut jusqu’à 9 mois à un nouveau collaborateur pour qu’il soit parfaitement à l’aise dans l’entreprise et à son poste : 3 mois pour prendre ses marques, 6 mois pour être opérationnel et 9 mois pour être 100% autonome.
Les bonnes pratiques à retenir
⭐️ Demander un rapport d’étonnement au salarié
⭐️ Mettre en place un système de feedbacks réguliers
⭐️ Améliorer le plan d’intégration en continu
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