Comment manager une équipe en mode hybride ?

Depuis la crise sanitaire, le mode de travail hybride semble répondre à tous les besoins des entreprises. 🤔

En permettant aux collaborateurs de travailler à la fois sur site et à distance, le modèle hybride améliore considérablement leur confort de travail. Il permet aussi de répondre aux contraintes sanitaires de l’entreprise, et parfois même de réduire ses coûts fixes et notamment immobiliers. C’est une organisation du travail qui se veut flexible et résiliente. 🧘👍

S’il a de quoi séduire les collaborateurs, le travail hybride est aussi synonyme d’un vrai bouleversement pour l’entreprise. C’est toute l’organisation du travail qu’il faut revoir, pour fluidifier les échanges et entretenir l’engagement des collaborateurs malgré la distance, avec pour objectif final de maintenir la productivité de l’entreprise en toutes circonstances. 💥

Au plus près des équipes, les managers jouent un rôle déterminant dans cette mission. Ils doivent redoubler d’efforts pour permettre aux collaborateurs de trouver l’équilibre dans un tout nouvel écosystème de travail !

Organisation, communication, convivialité : découvrez comment faire avec nos 3 conseils pratiques pour manager une équipe en mode hybride ! 👇‍

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Quels sont les enjeux du travail hybride ?

Après la crise sanitaire et avec les mesures de distanciation sociale, le mode de travail hybride pourrait bien devenir la norme dans les entreprises. Alliant travail au bureau et travail à distance, le travail hybride semble répondre à toutes les contraintes économiques, techniques et désormais sanitaires des entreprises. 😉

S’il est souvent perçu comme une aubaine par les collaborateurs, particulièrement attaché à l’amélioration de leur confort de travail, la tâche est parfois plus difficile pour les managers… 😬

Avec le travail hybride, il n’est pas toujours facile d’accompagner les collaborateurs comme il se doit ! Alors que ces derniers travaillent à la fois sur site et à distance, l’organisation de l’équipe s’apparente souvent à un vrai casse-tête. Toutes les habitudes de travail de l’équipe sont bouleversées : la communication se fait essentiellement en ligne, les moments passés en équipe se font plus rares et il faut toujours penser à s’organiser pour pouvoir travailler dans les meilleures conditions où que l’on se trouve ! 👍

Pour le manager, l’enjeu est de taille : il s’agit de retrouver l’équilibre dans cette organisation pour maintenir l’engagement des collaborateurs et la cohésion d’équipe.

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Les bonnes pratiques pour manager une équipe en mode hybride

Organiser minutieusement la vie de l’équipe

Le travail hybride n’est possible qu’avec une bonne organisation. C’est un mode de travail vivant et évolutif qui nécessite d’être anticipé, suivi et encadré avec beaucoup d’attention… sans quoi il pourrait vite se transformer en un véritable cauchemar ! 😥

Pour les collaborateurs, le travail hybride est d’abord synonyme d’une perte de repères. Ils doivent passer régulièrement d’un mode de travail à l’autre, travaillent davantage en autonomie et doivent adapter leurs méthodes de communication en continu. Ce sont des changements qui doivent être accompagnés par le manager !

Pour bien encadrer le travail hybride de votre équipe, n’hésitez pas à :

• Mettre en place un planning des présences au bureau, dans lequel chacun peut inscrire ses jours de présence sur site si vous avez opté pour le volontariat. Dans le cas contraire, vous inscrirez directement les présences attendues. Le planning doit être rempli avec 1 à 3 mois d’avance et être accessible à toute l’équipe, voire à toute l’entreprise ! 📆

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Une plateforme telle que HeyTeam peut vous aider à gérer et partager les agendas de tous les collaborateurs et ainsi fluidifier l’organisation et la communication de votre entreprise.

• Rendre obligatoire un ou plusieurs jours de présence au bureau, pour que le travail hybride n’évolue pas progressivement vers du 100% télétravail. C’est le choix que font de nombreuses entreprises, en empêchant notamment de télétravailler les lundis car c’est souvent le temps fort de la semaine durant lequel se déroulent les CoDir, weekly meetings et réunions d’équipes. 💥‍
• Prévoir au moins un jour de présence commun à toute l’équipe, pour que les équipes puissent continuer de se voir régulièrement et ainsi maintenir le lien social, la cohésion et le travail d’équipe. ‍
• Prévoir que les jours de présence au bureau soient successifs, pour que l’organisation des collaborateurs soit plus facile, avec notamment la possibilité de laisser son matériel au bureau entre les deux jours de présence. 😌
  

Dans l’idéal, en tant que manager, vous devez prévoir d’être au bureau en même temps que votre équipe. De la même manière que les collaborateurs doivent entretenir leurs relations, vous devez aussi pouvoir les rencontrer en présentiel régulièrement !‍

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Renforcer la communication à distance

Avec le travail hybride, c’est bien souvent la communication qui fait défaut. Il faut pouvoir échanger aussi bien avec les collaborateurs sur site qu’avec ceux restés à la maison. 😉

Souvent, les entreprises font le choix d’une communication 100% digitale, pour que tous les membres de l’équipe aient le même niveau d’information. C’est même indispensable, et ça n’empêche pas, d’ailleurs, d’échanger de manière spontanée avec les collaborateurs présents sur le lieu de travail, puis de transmettre à tous un compte-rendu écrit si nécessaire. 📝

En modèle hybride, de nombreux outils digitaux peuvent vous aider à faciliter la communication et la transmission d’informations dans l’équipe :

• Outils de messagerie instantanée tels que Slack, Workplace, Whatsapp…
• Outils de communication vidéo comme Google Meet, Zoom, Teams…
• Outils de sondages et de feedbacks automatisés, pour recueillir régulièrement l’opinion des collaborateurs et suivre leur état d’esprit en continu.

En outre, une plateforme comme HeyTeam vous permet de garder un lien fort avec votre équipe quel que soit le mode de travail privilégié. Notre outil de planification, d’accompagnement et d’échange vous permet aussi d’animer la vie de l’équipe avec des challenges, défis et contenus ludiques. 😊

En complément de ce panel d’outils, le leadership du manager joue aussi un rôle important auprès des équipes. Sur site ou à distance, il doit toujours rester disponible et attentif aux collaborateurs où qu’ils se trouvent.

Dans ce sens, des meetings quotidiens peuvent aider à maintenir le contact avec les collaborateurs. Ils peuvent aussi être individuels pour les collaborateurs qui en ont le plus besoin ! 👍‍

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Renforcer le lien social et la cohésion d’équipe

Malgré la distance, les collaborateurs ont besoin de se retrouver régulièrement pour travailler, échanger et vivre ensemble. C’est aussi le cas des managers. Alors pour maintenir le lien entre les collaborateurs, le quotidien de l’équipe doit être ponctué de moments partagés, au bureau ou ailleurs, pour travailler… ou pas !

En travail hybride, ces moments de convivialité sont plus importants que jamais. 💯

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N’hésitez pas, en plus, à saisir les occasions qui se présentent pour réunir vos collaborateurs, comme les nombreux moments clés de la vie de l’équipe : arrivées, mobilités, départs, anniversaires professionnels…

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Outre l’organisation mise en place qui devrait permettre aux collaborateurs de se retrouver sur site au moins une fois par semaine, n’hésitez pas à multiplier les temps forts au bureau comme les petit-déjeuners, goûters et déjeuners en équipe. Il peut s’agir aussi d’ateliers de travail ou d’activités de développement personnel. N’hésitez pas, en plus, à saisir les occasions qui se présentent pour réunir vos collaborateurs, comme les nombreux moments clés de la vie de l’équipe : arrivées, mobilités, départs, anniversaires professionnels… 🎂

Pour des raisons d'organisation, ces moments conviviaux peuvent parfois avoir lieu en ligne. Pour un afterwork, un déjeuner entre collègues, une pause tea time… et même pour réunir des collaborateurs éloignés lors d’un des 5 meilleurs team building 100% virtuels !

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