Les départements juridiques, au même titre que les services RH, profitent de la transformation digitale pour évoluer.
Si nous parlons d’eux dans cette introduction, c’est évidemment parce qu’ils partagent des enjeux communs dont la gestion efficace des talents, la garantie de la conformité réglementaire et l’optimisation des ressources disponibles.
D’ailleurs, l'émergence du métier de Legal Operations Officer marque un tournant stratégique en rapprochant les préoccupations juridiques et humaines.
C’est une évidence : le rapprochement entre Legal Ops et RH est en train de devenir une nécessité pour les organisations modernes.
Qu'est-ce que le Legal Ops et quelle est sa place dans l'entreprise ?
Les Legal Operations ou Legal Ops désignent l'ensemble des pratiques visant à optimiser l'organisation et la performance des départements juridiques. Cette fonction se distingue du travail juridique traditionnel en se concentrant sur l'efficacité opérationnelle plutôt que sur le conseil juridique pur.
Les fonctions Legal Ops couvrent plusieurs domaines stratégiques : l'amélioration des workflows, la gestion budgétaire, le pilotage par indicateurs de performance, l'implémentation d'outils technologiques et la gouvernance documentaire. Le Legal Operations Officer agissant comme un chef d'orchestre qui coordonne ces différentes dimensions.
À noter : quelle que soit la taille de l’entreprise, la fonction Legal Ops s’ajuste aux besoins organisationnels, qu’il s’agisse d’une PME ou d’un grand groupe.
Le rôle du Legal Ops dans la gestion des ressources humaines
Le Legal Ops joue un rôle important dans la coordination entre directions juridiques et RH en répondant à des impératifs concrets de mise en conformité et d'efficacité opérationnelle.
À ce titre, la sécurisation du cadre RH constitue une mission prioritaire. Contrats de travail, avenants, clauses de confidentialité, télétravail, protection des données personnelles sont autant de sujets où expertise juridique et gestion RH s'entremêlent.
En optimisant les processus, le Legal Ops améliore la qualité de service rendue aux clients internes, notamment les équipes RH et les managers.
C’est ici que l'automatisation des documents RH via des solutions et des outils comme les templates dynamiques HeyTeam entrent en jeu. En générant automatiquement des contrats personnalisés selon les caractéristiques du collaborateur (type de contrat CDD ou CDI, localisation géographique, fonction occupée…), vous éliminez les erreurs manuelles en accélérant considérablement les processus d'embauche.
À condition évidemment que la communication entre service juridique et département RH se fasse efficacement.
Legal Ops et RH : un duo moteur de la transformation digitale 💻
Parce que le Legal Ops doit impulser la création d'une culture juridique transversale dans l'organisation et sensibiliser les collaborateurs aux enjeux légaux qui touchent leur quotidien professionnel, il dispense des formations internes couvrant des thématiques variées (RGPD, propriété intellectuelle, contractualisation, conformité…).
Ce qui renforce les compétences des équipes RH qui deviennent plus agiles sur les sujets juridico-administratifs.
De plus, la digitalisation simultanée des processus juridiques et RH génère des synergies intéressantes. Les deux fonctions pouvant bénéficier d'outils collaboratifs et de plateformes partagées : gestion contractuelle unifiée, suivi des signatures électroniques, tableaux de bord de conformité...
Sans oublier les plateformes de gestion des connaissances qui centralisent le savoir juridique et offrent des ressources décloisonnant l'information et accélérant les prises de décision.
Le département RH accède ainsi facilement aux modèles de documents validés et aux réponses aux questions fréquentes qu’il se pose au quotidien.
Les bénéfices concrets d'une collaboration Legal Ops / RH 🚀
Grâce à une bonne gouvernance documentaire partagée, les entreprises concernées peuvent réduire drastiquement les risques juridiques. Les contrats, avenants et accords d'entreprise suivant des circuits de validation sécurisés, la traçabilité complète des documents limite les contentieux potentiels liés aux erreurs administratives.
De toute évidence, les gains de temps induits liés à la gestion administrative et contractuelle s'avèrent considérables. En automatisant les tâches les plus répétitives via des processus optimisés, les juristes et RH peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée et observer une diminution significative des délais de traitement des demandes internes.
Le service juridique affirme ainsi son rôle de business partner auprès de la direction RH et du top management. Cette posture stratégique venant renforcer sa légitimité dans les décisions organisationnelles en le plaçant non pas comme un coût obligatoire, mais plutôt comme un facilitateur de la croissance.
Comment mettre en place une fonction Legal Ops intégrée aux RH ?
Comme d’habitude, la mise en place débute par un audit complet des processus existants. Cartographie des workflows juridiques et RH, identification des points de friction, analyse des besoins exprimés par les équipes : cette phase de diagnostic doit éclairer les priorités d'action.
Après cet audit, on peut identifier des besoins communs entre services juridiques et RH afin de révéler les opportunités de travailler en étroite collaboration et, par ce biais, justifier des investissements mutualisés. Cela peut être une meilleure gestion contractuelle, une problématique de conformité documentaire, la formation des managers, etc.
Vient ensuite le choix des bons outils digitaux capables de s’intégrer à vos systèmes d’information existants.
Évidemment, nous ne pouvons que vous conseiller nos templates dynamiques Hey Team.
Il en résulte une structuration de la collaboration passant par la définition de workflows clairs, de reportings partagés et d'indicateurs de performance communs ainsi qu’une gouvernance agile fluidifiant les échanges et améliorant la réactivité globale face aux adaptations permanentes des évolutions réglementaires et organisationnelles.
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