Un parcours d'onboarding opérationnel dès la première année, un taux de complétion de 84%, au-dessus du seuil de référence des 80%, et des retours positifs aussi bien côté collaborateurs que côté équipes RH. Résultat, quand le groupe a proposé de migrer vers le module onboarding de SAP SuccessFactors, les équipes de Volkswagen Group France ont activement bataillé pour conserver HeyTeam.
Volkswagen Group France opère sur deux sites, Roissy-en-France et Villers-Cotterêts, avec plusieurs marques, plusieurs directions et autant de types de contrats et de métiers. L'équipe RH gère chaque année environ 130 intégrations, principalement des stagiaires et alternants, dans un environnement où les processus internes sont denses et les outils nombreux.
Avant HeyTeam, les arrivées impliquaient beaucoup de travail manuel : documents envoyés par email, ressaisie systématique des données administratives dans ADP, absence de suivi centralisé. La phase de paramétrage de la plateforme a été exigeante, les équipes ne le cachent pas, mais elle a permis de poser une base solide sur laquelle s'appuyer durablement.
Le projet : un onboarding structuré, une base pour aller plus loin
Depuis le lancement, HeyTeam centralise le parcours d'intégration pour l'ensemble des profils entrants : CDI, stagiaires, alternants. La plateforme gère les actions administratives, les documents à signer, dont le code de conduite et la checklist d'arrivée —, les notifications automatiques vers les différents services (IT, paie, RH), et offre un tableau de bord pour suivre les taux de complétion en temps réel.
Mais ce qui distingue la démarche de Volkswagen Group France, c'est la conviction que l'outil porte. Quand le groupe a engagé le déploiement de SAP SuccessFactors avec un Go-Live prévu pour mars 2027, les équipes métiers ont explicitement formulé leur volonté de conserver HeyTeam pour la gestion des parcours RH. La raison : une ergonomie bien supérieure, un panel de fonctionnalités plus large, et une capacité à répondre à des contraintes réglementaires que le module natif de SAP ne couvre pas.
L'investissement consenti sur le paramétrage initial, long et exigeant, a constitué le socle sur lequel tout le reste repose. Une fois la structure en place, les équipes ont pris en main l'outil et commencé à l'améliorer en autonomie, en ajustant les parcours, les questionnaires et les notifications sans dépendre de l'accompagnement externe. La démarche est délibérément itérative : tester, ajuster, améliorer, sans chercher à tout parfaire dès le début.
La coordination entre les différentes parties prenantes, recrutement, administration du personnel, paie, HRBP, IT, a également été clé. HeyTeam est devenu le point de synchronisation entre des équipes qui, jusqu'ici, communiquaient principalement par email.
Depuis le lancement, plus de 130 collaborateurs sont onboardés chaque année via la plateforme. Le taux de complétion des parcours atteint 84%, avec des retours positifs des nouveaux arrivants et de leurs managers. L'utilisation de l'outil s'est stabilisée et les équipes ont gagné en autonomie sur l'administration de la plateforme.
L'offboarding est en cours de déploiement, avec plusieurs motifs de départ à couvrir : démission, retraite, licenciement, rupture conventionnelle, fin de stage et d'alternance. Une fois ce chantier finalisé, le crossboarding prendra le relais, particulièrement stratégique dans un contexte de gel des recrutements externes où les mobilités internes constituent le principal levier de développement RH.
Sur le plan technique, une connexion avec ADP via la marketplace est en cours pour éliminer la ressaisie manuelle des données administratives, source d'erreurs et de charge inutile pour les équipes paie. Et d'ici mars 2027, un connecteur API sera mis en place entre SAP SuccessFactors et HeyTeam pour automatiser le déclenchement des parcours dès la validation des données candidats dans SAP.
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