Pour un acteur industriel présent en Guadeloupe, Martinique et Guyane, harmoniser l’expérience d’intégration représente un enjeu majeur. Grâce à HeyTeam, les parcours d’accueil sont désormais unifiés et pilotables à grande échelle ; chaque collaborateur reçoit le même niveau d’information et d’accompagnement, quelle que soit sa localisation ou sa fonction technique. L’ensemble du dispositif est aligné sur les standards opérationnels de l’entreprise.
Avec près de 200 recrutements annuels gérés par seulement trois administrateurs, l’automatisation des processus RH est devenue indispensable. HeyTeam permet d’industrialiser les workflows d’intégration, de fluidifier la collecte des documents et de limiter les tâches administratives manuelles. Les équipes RH gagnent ainsi en efficacité tout en maintenant un haut niveau de qualité de service.
Le tableau de bord administrateur offre une visibilité en temps réel sur l’avancement des parcours, notamment sur les étapes liées à la sécurité et aux formations obligatoires. Cette capacité de pilotage renforce le suivi opérationnel des intégrations. En parallèle, l’expérience collaborateur est modernisée grâce à un accueil structuré et à l’envoi d’un kit de bienvenue complet : sac à dos, carnet, stylo, carte personnalisée et pochette de protection pour ordinateur.
Avant le lancement du projet, la SARA s’appuyait sur des processus RH largement manuels, avec une gestion des informations et des documents répartie entre plusieurs outils et équipes. Cette organisation générait des tâches administratives chronophages et limitait la fluidité des échanges entre les RH, les managers et les autres services impliqués dans l’intégration des collaborateurs.
Dans un environnement industriel exigeant, l’entreprise souhaitait sécuriser et harmoniser ses pratiques RH, tout en améliorant la traçabilité des documents et la coordination entre les différents acteurs du parcours d’intégration. La collecte des pièces administratives représentait également un enjeu important afin de simplifier les démarches administratives et réduire les risques d’erreurs ou de doublons.
La SARA a souhaité structurer un parcours d’intégration digitalisé capable d’accompagner les nouvelles recrues dès le pré-boarding et tout au long de leur prise de poste. L’objectif était également de proposer une expérience collaborateur plus moderne tout en facilitant le pilotage des équipes RH.
HeyTeam a été retenu pour sa flexibilité, sa simplicité d’utilisation et sa capacité à s’intégrer dans l’écosystème existant de l’entreprise. L’intégration du SSO Azure a notamment permis d’assurer une connexion sécurisée et fluide pour les utilisateurs.
Pour accompagner le déploiement, un plan de conduite du changement et de communication interne a été mis en place afin de favoriser l’adoption de la plateforme par les managers et les équipes RH dès son lancement.
Le projet s’est appuyé sur une gouvernance structurée et un travail collaboratif impliquant les différentes parties prenantes tout au long du déploiement. Des ateliers de cadrage ont permis de définir précisément les parcours d’onboarding, les contenus et les workflows afin d’adapter la plateforme aux besoins des différents métiers et sites.
La centralisation des contenus et des modèles dans un référentiel partagé a facilité le paramétrage de la plateforme et permis d’assurer une cohérence globale des processus RH avant la mise en production.
Enfin, plusieurs relais internes ont été impliqués dans les phases de tests et de validation afin d’accompagner la conduite du changement et favoriser l’adoption des nouveaux processus par les équipes opérationnelles et les managers.
Le projet vise à structurer un processus d’intégration plus fluide, fiable et scalable, capable d’accompagner la croissance de l’entreprise tout en simplifiant le pilotage des équipes RH. La plateforme permet de centraliser les étapes clés de l’onboarding et d’automatiser une partie des tâches administratives liées à l’arrivée des nouveaux collaborateurs.
L’automatisation de la collecte des documents administratifs, comme les pièces d’identité, les RIB ou les attestations de sécurité sociale, contribue à améliorer la conformité documentaire, la traçabilité des échanges et le suivi des dossiers collaborateurs.
Grâce à un tableau de bord de pilotage centralisé, les équipes RH peuvent suivre l’avancement des parcours d’intégration, identifier rapidement les actions en attente et mieux coordonner les différentes parties prenantes impliquées dans l’accueil des nouveaux arrivants.
En digitalisant des étapes clés comme la signature électronique des documents, le suivi des tâches ou l’accès aux contenus de formation, l’entreprise se dote d’un environnement plus structuré pour proposer une expérience collaborateur homogène et engageante dès les premiers jours.
Après le lancement de la plateforme, l’entreprise prévoit une phase d’optimisation continue des parcours d’intégration afin d’améliorer progressivement l’expérience proposée aux nouveaux collaborateurs. Les retours collectés via les questionnaires de satisfaction, les rapports d’étonnement et les indicateurs d’usage permettront d’ajuster les contenus et les différentes étapes des parcours selon les besoins identifiés sur le terrain.
L’un des enjeux clés sera également de renforcer l’autonomie des managers dans le suivi et l’animation des parcours d’onboarding. Grâce à une meilleure appropriation des fonctionnalités de la plateforme, les équipes opérationnelles pourront jouer un rôle plus actif dans l’accompagnement des nouveaux arrivants.
À plus long terme, l’entreprise souhaite poursuivre la structuration de ses processus RH digitalisés et exploiter davantage les données de suivi afin de piloter plus finement l’expérience collaborateur et la performance des parcours d’intégration.
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