[Itineris] Digitaliser le préboarding et automatiser l'onboarding d'un éditeur de logiciels international

Itineris : un éditeur de logiciels au service des acteurs de l'énergie et de l'eau

Fondée en 2003 près de Gand, en Belgique, Itineris développe et déploie UMAX, une solution cloud de gestion clientèle et de facturation conçue pour les distributeurs et fournisseurs d'énergie et d'eau. L'entreprise accompagne des acteurs de premier plan en Europe, au Royaume-Uni et en Amérique du Nord, et réunit plus de 450 spécialistes des utilities et de l'IT.

Dans une entreprise en croissance, où chaque recrutement est un profil expert difficile à trouver, l'intégration ne pouvait plus reposer sur des échanges de mails et des tableurs. L'équipe Learning & Development a cherché un outil capable de structurer le parcours, d'automatiser l'administratif et de responsabiliser les managers, sans mobiliser une équipe projet pléthorique.

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Les enjeux : sortir d'un onboarding entièrement manuel

Avant HeyTeam, Itineris faisait face à :

• un préboarding géré à la main, du dossier administratif à la signature du contrat,
• des oublis récurrents de la part des parties prenantes, faute de rappels structurés,
• un processus difficile à suivre d'un site à l'autre, entre la Belgique et le Royaume-Uni,
• une expérience d'arrivée peu collaborative, centrée sur les formalités.

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Les objectifs :

1. Simplifier la gestion administrative

Digitaliser la collecte des pièces et la signature du contrat avant l'arrivée.

2. Gagner du temps grâce à l'automatisation

Remplacer les actions manuelles par un parcours qui se déroule seul, étape après étape.

3. Ne plus rien oublier

Notifier et relancer automatiquement managers, RH et IT sur leurs actions.

4. Rendre l'expérience plus collaborative

Donner au nouvel arrivant un accès à son équipe, à sa promo et aux informations utiles dès le préboarding.

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Pourquoi Itineris a choisi HeyTeam ?

Une solution packagée, opérationnelle dès le premier jour

Itineris a eu accès à la plateforme et à ses contenus modèles dès le kick-off. Les ateliers ont servi à adapter le parcours à l'organisation de l'entreprise plutôt qu'à le construire de zéro, ce qui explique la rapidité de la mise en production.

Le préboarding administratif et la signature électronique intégrés

Grâce à la connexion DocuSign, le contrat est signé dans le parcours, et le dossier administratif est collecté auprès du collaborateur avant son arrivée. L'équipe RH suit l'avancement de chaque dossier depuis son tableau de bord.

Un accès sans friction via le SSO

Dès le début de son contrat, le collaborateur se connecte avec son adresse professionnelle via le SSO de l'entreprise. Une seule identité, aucun mot de passe supplémentaire à gérer pour l'IT.

Des managers guidés, pas sollicités

Chaque rôle, RH, manager, people lead, IT, dispose de sa liste d'actions et reçoit les notifications au bon moment. Les oublis qui pesaient sur l'équipe RH sont pris en charge par la plateforme.

Une plateforme à l'image de l'entreprise

Branding aux couleurs d'Itineris, nom de plateforme dédié (« GoTogether »), expéditeur personnalisé pour les notifications : le nouvel arrivant reconnaît son entreprise, pas un outil tiers.

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