[Fondation Partage et Vie] Structurer et automatiser l'intégration dans un réseau d'établissements médico-sociaux

Fondation Partage et Vie : un acteur de référence du médico-social non lucratif

Reconnue d'utilité publique, la Fondation Partage et Vie agit contre toutes les formes de dépendance liées à l'âge, à la maladie ou au handicap. Elle gère un réseau d'établissements et de services répartis sur le territoire : EHPAD, résidences autonomie, établissements sanitaires, structures pour personnes en situation de handicap, services à domicile.

Dans un secteur en tension sur le recrutement, chaque arrivée compte. Pour la direction des ressources humaines et le SIRH, l'enjeu était double : offrir aux nouveaux collaborateurs une intégration cohérente, quel que soit leur établissement, et alléger la charge administrative des équipes qui les accueillent.

Début 2025, la Fondation choisit HeyTeam pour digitaliser la gestion des nouvelles recrues et des réembauches, avec une ambition claire : automatiser ce qui peut l'être, du recrutement au premier jour, et donner aux établissements un cadre commun sans leur imposer une charge supplémentaire.

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Les enjeux : structurer l'intégration dans un réseau d'établissements dispersés

Avant HeyTeam, la Fondation faisait face à :

• des informations candidats collectées dans l'ATS puis ressaisies pour préparer l'arrivée,
• des pratiques d'accueil variables d'un établissement à l'autre,
• une répartition des tâches entre siège et établissements difficile à suivre,
• des départs peu formalisés, avec un enjeu de sécurité sur la fermeture des accès.

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Les objectifs de Fondation Partage et Vie

1. Automatiser la création des parcours depuis le recrutement

Connecter l'ATS Cegid Digital Recruiters à HeyTeam pour que le passage au statut « recruté » déclenche la création du parcours, sans ressaisie.

2. Répartir les rôles entre siège et établissements

Donner à chaque acteur de l'arrivée, du N+1 à l'assistant(e) de direction en passant par le RRH régional, une liste d'actions claire et un périmètre défini.

3. Offrir une expérience d'intégration homogène

Un tronc commun pour tous les collaborateurs, différencié selon le site, le métier, le contrat et la convention collective.

4. Couvrir l'ensemble du cycle, de la pré-embauche au départ

Étendre la logique de parcours à l'offboarding pour accompagner les départs, recueillir du feedback et sécuriser la clôture des accès.

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Pourquoi la Fondation Partage et Vie a choisi HeyTeam ?

Un connecteur Cegid Digital Recruiters pensé pour le fonctionnement en établissements

Dès qu'un candidat passe au statut « recruté » dans Cegid DR, ses informations sont transférées vers HeyTeam : identité, coordonnées, établissement, département, métier, type de contrat. Un brouillon d'onboarding est créé et l'assistant(e) de direction du site concerné est notifié(e). Il lui reste à compléter les référentiels (statut, convention collective, classification), la date d'arrivée et l'équipe d'intégration, puis à lancer le programme. Ce mode « brouillon » a été retenu volontairement : il combine l'automatisation du flux et la validation humaine au plus près du terrain.

Une connexion SSO pour un accès sans friction

L'authentification via l'annuaire de la Fondation évite aux collaborateurs et aux managers de gérer un identifiant supplémentaire, un point décisif pour l'adoption dans des établissements où le temps devant un écran est compté.

Des rôles adaptés à l'organisation RH de la Fondation

N+1, N+2, parrain ou marraine, RRH régional, direction des ressources humaines, assistant(e) de direction : l'équipe d'intégration a été modélisée telle qu'elle existe dans les établissements. Chacun voit ses actions, le taux de complétion et la santé du programme, et peut relancer en un clic les parties prenantes en retard.

Un accompagnement de bout en bout

Kick-off, cadrage technique, ateliers de conception et de vérification du contenu, formation des administrateurs puis des utilisateurs (recruteurs, N+1, assistant(e)s de direction), recette, mise en production : le déploiement s'est appuyé sur la méthodologie d'implémentation HeyTeam et sur un chef de projet dédié, avant un relais vers un Customer Success Manager pour la phase de run.

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Un déploiement structuré, en deux temps

Onboarding : du kick-off à la production en six mois

Le projet démarre en janvier 2025 avec un cadrage technique dès la deuxième semaine (connecteur Cegid DR, SSO, flux de données). Les ateliers de conception et de paramétrage s'enchaînent de février à avril, la formation des utilisateurs a lieu en mai, et la plateforme est livrée et validée en production en juillet 2025.

Offboarding : le second parcours cadré dans la foulée

Sans attendre la fin du build onboarding, la Fondation lance en juin 2025 le chantier offboarding, avec trois objectifs : professionnaliser et structurer le départ, recueillir le feedback des collaborateurs qui quittent la Fondation, et faciliter le suivi de la fermeture des accès.

Un run piloté par les indicateurs

Depuis le lancement, des comités de suivi réguliers mesurent l'usage : parcours lancés, activation des comptes, complétion par type de ressource, satisfaction des nouveaux arrivants. À juin 2026, 115 parcours ont été lancés pour 539 utilisateurs, et 97 % d'entre eux ont activé leur compte HeyTeam.

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Prochaines étapes : déployer les parcours dans tous les établissements

Le déploiement suit une logique progressive. Après le siège et les premières fonctions, la Fondation prévoit d'étendre l'onboarding aux cadres des établissements en 2026, puis à l'ensemble des collaborateurs en 2027, avec un objectif clair : que chaque équipe s'approprie l'outil à son rythme.

D'autres chantiers sont à l'étude : enrichir le livret d'accueil digital, activer les fonctionnalités d'IA de la plateforme, et étendre l'usage à la gestion des documents administratifs pour l'ensemble des collaborateurs, dans la continuité du périmètre envisagé dès le lancement du projet.