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Outils RH : Maximiser l'efficacité et comprendre les avantages et enjeux essentiels

Romain Gerbet
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La gestion des ressources humaines à l’ère moderne est devenue un véritable casse-tête. Faut-il s’en plaindre ? Non, au contraire ! Cela signifie que l’on prend enfin conscience dans le milieu professionnel de l’importance du capital humain. Sans oublier que les nouvelles générations n’ont pas les mêmes attentes, envies et besoins que les générations précédentes. ✊

Le monde change et les entreprises qui veulent rester performantes et compétitives se doivent d’évoluer avec. Au risque de se retrouver rapidement déclassées en ne réussissant pas à attirer les bons talents.

Heureusement, la nouvelle technologie aidant, il est possible de trouver de plus en plus de logiciels accessibles et ultra performants pour accompagner les chargés RH dans leurs missions.

Nous vous les avons déjà présentés à plusieurs reprises (ici par exemple). Nous ne reviendrons donc pas là-dessus. Par contre, en ce début d’année 2024, nous pensons qu’il est bien plus intéressant de se questionner sur leurs avantages et leurs enjeux. 🤔

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Outils RH : Quels sont les avantages ?

Avant de commencer, voyons ce que pensent les RH de leur métier.

Voici quelques chiffres tirés du baromètre 2023 « Les RH au quotidien » des Editions Tissot et PayFit :

  • 79% des RH disent avoir été davantage sollicités en 2022 (et la tendance ne devrait pas aller en s’améliorant en 2024) ;
  • Les RH estiment que la gestion administrative du personnel prend trop de place dans leur travail (56% y consacrent plus de la moitié de leur temps de travail).
  • Les principales difficultés ressenties par les RH en 2023 sont le manque de temps (62%), le manque de budget (34%) ainsi que le suivi des évolutions réglementaires (28%) ;
  • D’ailleurs, 66% estiment que leur métier se complexifie d’année en année.

En partant de ce constat, on ne peut que saluer le rôle des outils RH et le gain de temps significatif offert en automatisant les tâches administratives.⚙️

Par exemple, la gestion des congés peut être simplifiée grâce au bon système d’information RH, réduisant ainsi le risque d’erreurs et libérant un temps précieux pour d’autres tâches. Idem pour la gestion de la paie ou l’édition et la conservation des contrats de travail et avenants.

Mais ce n’est pas tout ! Car les outils RH sont aussi très appréciés pour leur capacité à simplifier le travail et à améliorer la communication interne. En fluidifiant l’échange d’informations entre les employés et les services, ils aident à créer un environnement de travail plus transparent et collaboratif. D’ailleurs, de nombreux logiciels de gestion RH modernes sont équipés de fonctionnalités de messagerie intégrées, ce qui facilite encore plus la communication RH.📣

Sans oublier la gestion des talents qui est une autre fonction très utile des outils RH : en automatisant tous les processus administratifs, les chargés RH peuvent se concentrer sur l’humain. Ce qui permet d’améliorer aussi bien le processus de recrutement que la fidélisation des collaborateurs (onboarding, gestion de carrière/besoin de formation et offboarding).

À ce titre, il est intéressant de préciser que la plupart des outils RH disponibles sur le marché proposent des tableaux de bord détaillés afin de faciliter la prise de décision des dirigeants en collectant et en mettant en corrélation des données précieuses pour l’entreprise.

Que ce soit pour évaluer les avantages sociaux ou pour suivre les performances des employés, un outil de gestion RH efficace peut faire toute la différence.👍

Vous l’avez compris : la mise en place d’outils RH offre beaucoup d’avantages pour une entreprise.

D’ailleurs, en se référant à nouveau au baromètre 2023 Les RH au quotidien, voici ce qui ressort des bénéfices à l’utilisation d’outils RH en ligne pour ceux que ça concerne :

  1. Gagner du temps (87%) pour se consacrer à l’humain (52%) ;
  2. Utilisation limitée du papier (79%) ;
  3. Grande accessibilité (70%) ;
  4. Simplification du travail (64%) ;
  5. Plus grande sécurisation du process et des données (60%) ;
  6. Meilleure adaptation au changement (45%) ;
  7. Plus facile de collaborer et de partager l’information (34%).

Les enjeux des outils RH

Évidemment, tout n’est pas rose dans le monde des outils RH. On observe d’ailleurs (toujours dans le même baromètre) que la difficulté d’utiliser les logiciels RH est une préoccupation majeure pour 16% des RH.

OK, c’est peu, mais au vu de leur popularité, c’est une donnée à prendre en compte.

Voici les principaux freins à l’usage de ces outils RH :

  • Prix (62%) ;
  • Sécurité des données (41%) ;
  • Réticence au changement (38%) ;
  • Manque d’humanisation dans les procédures (31%) ;
  • Manque de compétence pour les utiliser au quotidien (25%) ;
  • Outil peu flexible et peu adapté aux besoins de l’entreprise (20%).

Certains ne sont pas étonnants.

Le coût, par exemple, est un critère à prendre en compte pour les entreprises de type TPE/PME qui doivent faire attention à leur trésorerie. En effet, l’achat, l’implémentation et la maintenance des logiciels de gestion RH peuvent représenter un investissement significatif. Cependant, le temps économisé grâce à un outil RH peut vite rentabiliser son coût.

La réticence au changement est aussi un sujet important qui doit être maîtrisé par les entreprises pour assurer la bonne utilisation de leur logiciel. Car vous n’êtes pas sans savoir que l’être humain est feignant de nature. Sauf si la situation l’oblige, nous préférons rester dans une condition connue et plus ou moins maitrisée plutôt que de tester de nouvelles choses. De ce fait, déployer un outil qui bouleverse certains processus RH sans préparer et former les équipes est un projet voué à l’échec.

D’autres, par contre, nous paraissent plus surprenants.

C’est le cas de la confidentialité et de la sécurité des données. Les outils RH sont prévus pour stocker une grande quantité d’informations personnelles sur les employés. Les entreprises se doivent donc  d’assurer la protection de ces données. C’est la base de tout système d’information RH automatisant des processus administratifs.

Ne pas prendre en compte cet élément dès la mise en place de votre outil peut mettre en danger votre société.

Heureusement, si vous n’avez pas la capacité de le gérer en interne, il existe des solutions cloud qui le font pour vous.☁️

En parcourant ce baromètre, nous remarquons aussi que certains déplorent le manque d’humanisation de ces processus RH. Il est vrai que certains logiciels sont assez austères. Si c’est un retour formulé par vos équipes, optez pour un outil plus accessible (tel que le nôtre par exemple pour tous les sujets liés à l’onboarding).

Pour résumer

D’un côté, nous avons des outils qui facilitent l’automatisation des tâches les plus rébarbatives afin de gagner du temps et de se concentrer sur des missions plus stratégiques.

De l’autre, nous observons des problèmes liés au déploiement de l’outil en lui-même et à son utilisation au quotidien. Certaines entreprises déplorent, par exemple, le fait que la formation des équipes prenne du temps. C’est vrai. Pourtant, les sociétés qui ont franchi le pas ont rapidement vu que ce temps investi est vite rentabilisé en améliorant la productivité des équipes et en réduisant le risque d’erreurs dans les processus RH (comme la gestion des congés ou de la paie).

Concrètement, malgré les défis et enjeux, les outils RH représentent un atout précieux pour toute entreprise cherchant à optimiser son capital humain.🦾

Vous voulez en savoir plus ? Demandez-nous une démo gratuite de notre outil. C’est le meilleur moyen de découvrir la puissance de ce type de logiciel d’onboarding.

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