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Onboarding collaborateur : définition, impacts et implémentation

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À la fois outil de rétention et de fidélisation collaborateur, l’onboarding est un processus de plus en plus prisé des entreprises.

Surtout en considérant que :

✔️ 80% des nouveaux arrivants savent déjà s’ils vont rester dans l’entreprise (ou non) au cours des 6 premiers mois de collaboration ;

✔️ Les nouvelles recrues qui ont profité d’un process d’onboarding réussi ont plus de chance de rester dans l’entreprise (58%) ;

✔️ Le coût d’un onboarding raté est estimé entre 100% et 300% du salaire de la personne concernée ; soit 7000€ environ (temps de recrutement et gestion administrative).

Définition : Qu’est-ce que l’onboarding ?

En théorie, l'onboarding est le processus qui favorise une intégration intelligente des nouveaux employés au sein d’une structure professionnelle.

En pratique, par contre, on remarque que de nombreuses entreprises gèrent mal l’intégration d’un nouvel arrivant.

En effet, d’après une étude du cabinet Deloitte, 82% des entreprises considèrent qu’elles ne sont pas prêtes le jour J.

En sachant que l’objectif d’un programme d’onboarding est d’offrir les clés à vos nouvelles recrues pour gagner en autonomie et travailler en toute sérénité aussi rapidement que possible, cela peut poser de sérieux problèmes à long terme.

De ce fait, s’intéresser à un process d’onboarding consiste à travailler à la fois sur :

🎯     La prise de poste ;

🎯     La création de lien social ;

🎯     La montée en compétences.

Sans oublier la prise en compte des tâches administratives liées à l’arrivée d’une nouvelle recrue. 🖊️

définition de l'onboarding

Quelle est la différence entre le pré boarding et l’onboarding ?

On considère que le pré boarding est la période qui englobe à la fois le processus de recrutement et le temps qui sépare la signature du contrat du premier jour en entreprise. Tandis que l’onboarding est la période d’intégration qui débute au moment de l’arrivée dans la société.

Pourquoi mettre en place un processus d’onboarding ?

D’après certaines études, sans parcours d’onboarding, on considère qu’il faut entre 6 et 8 mois pour qu’un nouvel employé soit opérationnel. En comparaison, un parcours d’onboarding réussi permettrait d’accéder à une réelle autonomie au bout de 3 à 4 mois. Ce qui représente de véritables économies de ressources (aussi bien humaines que financières).

Il est aussi intéressant de noter qu’un parcours d’intégration de qualité impacte la marque employeur. En effet, un salarié qui se sent utile et bien intégré dans son entreprise a plus de chances d’être fidélisé et engagé. De plus, il parlera de façon positive de sa société auprès de ses contacts. Ce qui affecte votre image externe (aussi bien auprès de nouveaux candidats que de vos prospects et clients). 🤩

Sans oublier qu’un onboarding RH favorise la création de lien social et la cohésion entre les membres d’une même équipe ou de l’entreprise. Ce qui joue sur l’ambiance au travail et, donc, le bien-être des collaborateurs.

Quelles sont les différentes étapes d’un processus d’onboarding ?

Il est possible de découper votre processus d’onboarding en plusieurs étapes clés spécifiques :

📅     Le jour J ;

📅     La première semaine ;

📅     Le premier mois ;

📅     Le premier trimestre ;

📅     Le premier semestre ;

📅     La première année.

Le but étant de favoriser une montée en compétence graduelle et sereine en se basant sur des périodes spécifiques définies par avance.

Connaître ces périodes rassure, d’un côté, le salarié qui saura précisément ce qui l’attend et permet, de l’autre côté, à l’entreprise de mettre en place des indicateurs spécifiques et des points de contrôle.

Comment intégrer correctement les nouvelles recrues ?

Aujourd’hui, on observe que le bien-être au travail passe par différents critères : l’ambiance au bureau, la possibilité de participer aux grandes décisions de l’entreprise, l'équilibre vie privée / vie professionnelle ou encore une totale transparence de l’équipe encadrante.

Évidemment, ces éléments doivent être intégrés à votre process d’onboarding pour qu’il soit réussi. Voici une check-list des bonnes pratiques d’entreprise liées à l’onboarding :

  • Partage d’un livret d’accueil et d’un planning précis du jour J et de la première semaine ;
  • Organisation d’un petit déjeuner et d’activités team building (cela peut se faire au niveau de l’équipe ou de l’entreprise voire sous la forme de promotions) ;
  • Attribution d’un mentor qui sera le contact direct du nouvel arrivant le temps nécessaire ;
  • Possibilité pour le salarié de décorer son bureau comme il le souhaite (en prenant en compte la charte de l’entreprise évidemment) ;
  • Définition d’objectifs à court, moyen et long terme en concertation avec le manager ;
  • Demande de création d’un rapport d’étonnement afin d’apporter un regard neuf sur les process de l’entreprise ;
  • Mise en place de rendez-vous réguliers avec les Ressources humaines et le manager ;
  • Faire le point sur les besoins en formation RH, soft-skill et hard skill.

L’onboarding à distance : différences et adaptations ?

Avec l’émergence du télétravail en entreprise, certaines entreprises ont commencé à s’intéresser à la mise en place de process d’onboarding à distance.

Ne jamais se présenter au bureau peut avoir un impact réel à la fois sur les performances et l’engagement collaborateur

Bien que nous partions sur la même base que pour un onboarding classique, il sera nécessaire d’insister sur la mise en place de rendez-vous plus réguliers et de feedbacks par le biais de temps d’échange plus ou moins formels. 💬

Les objectifs devront aussi être plus précis et court-termistes.

Sans oublier de vérifier que le salarié à distance puisse travailler en toute sérénité avec les bons outils. Cela signifie qu’il doit posséder un espace de travail adéquat comprenant à la fois une bonne connexion internet, l’accès à tous les logiciels et la possibilité de travailler en équipe facilement (en utilisant des documents partagés par exemple).

Comment mesurer la réussite d’un programme d’onboarding ?

Il existe de nombreux indicateurs pour mesurer la réussite d’un programme d’onboarding :

  • La rétention salariale : si le salarié a fêté son premier anniversaire en entreprise, il y a de grandes chances qu’il y reste longtemps ;
  • La satisfaction des collaborateurs : mesurée à l’aide de feedbacks, il est possible de demander de répondre à des questions ouvertes ou à des échelles de mesure ;
  • Le retour sur investissement : relativement facile à mesurer pour certains postes (nombre de contrats signés par un nouveau commercial, par exemple) ;
  • Ce que pensent les autres collaborateurs du nouvel arrivant ;
  • La disponibilité et l’autonomie du salarié en corrélant le nombre de jours nécessaire pour atteindre une productivité optimale et la productivité effective du salarié ;
  • Le taux de complétion des formations partagées.

Ce ne sont que quelques exemples d’indicateurs. À vous de choisir ceux qui vous semblent les plus pertinents pour votre entreprise et le poste concerné.

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