Faites des économies grâce à l’onboarding ! 

En 2020, beaucoup d’entreprises se sont intéressées à l’onboarding, qu’il soit digital ou non. En plus d’engager les collaborateurs et de leur fournir une expérience employée exceptionnelle, l’onboarding permet également aux entreprises de faire des économies de temps et d’argent. Voyons les avantages de l’onboarding et les économies que cela apporte pour votre entreprise.

Ce que vous allez apprendre :

• Comment gagner du temps et en efficacité

• Comment un meilleur engagement permet de réduire le turnover

• Comment l’onboarding permet de booster votre marque employeur

• Comment gagner en agilité en temps de crise

Gain de temps et d’efficacité

Les solutions « à l’ancienne » comprennent d’interminables listes de tâches et de nombreux fichiers Excel qui sont partagés entre les différents départements. Cette organisation conduit à des erreurs et des désorganisations sur l’onboarding.

Ci-dessous un exemple de liste de tâches à réaliser par les managers/RH :    

👉🏻 Demander à l’onboardee son numéro de sécurité sociale et un scan de son ID

👉🏻 Réaliser (Déclaration préalable à l’embauche) DPAE

👉🏻 Demander au service IT de créer l’adresse e-mail

👉🏻 Organiser une formation Salesforce

👉🏻 Préparer le verre de bienvenue

En utilisant une simple checklist non automatisée, les managers/RH sont obligés d’effectuer des actions à faible valeur ajoutée qui prennent du temps. Ils doivent relancer par e-mail les onboardee afin d’avoir les documents signés en temps et en heure, suivre des tableaux qui deviennent rapidement illisibles. Ces tâches sont répétitives et peu intéressantes pour les managers qui sont souvent pris par l’opérationnel à défaut de se concentrer sur les contenus des programmes ou « l’humain », évidemment clé dans un processus d’onboarding.

Des difficultés pour coordonner les départements apparaissent, les allers-retours incessants d’e-mails font qu’il y a des confusions et des oublis des deux côtés (onboardee & manager/RH). Il devient difficile de suivre l’avancé de son nouveau collaborateur sur son parcours ce qui se traduit par une perte de temps et d’efficacité.

Les nouveaux collaborateurs sont perdus et peuvent être tentés de voir d’autres offres d’emploi. Selon une étude menée par LinkedIn, 33 % des employés savent s’ils vont rester pour une longue durée dans l’entreprise après une semaine au sein de l’entreprise. En cas de départ, cela représente un coût important pour la société.

Faciliter l’onboarding des nouveaux collaborateurs avec une plateforme interactive comme HeyTeam permet de simplifier le processus d’intégration et de gagner du temps. Les managers savent en temps réel l’avancée de l’onboardee sur son parcours d’intégration. Les tâches fastidieuses sont réduites, car elles sont automatisées. Des fonctionnalités comme le suivi des tâches ou la possibilité de paramétrer des parcours selon vos métiers vous permettront de gagner du temps et de créer une expérience personnalisée.

Un meilleur engagement et un impact direct sur le turnover

L’autre avantage indéniable de l’onboarding est de bénéficier d’un meilleur engagement des nouvelles recrues et d’avoir un impact direct sur le turnover. Pour cela, proposer une expérience collaborateur de qualité dès le processus d’intégration sera un gage de succès. Un onboardee mieux intégré et plus autonome sera plus fidèle à son entreprise. Dans une étude, LinkedIn révèle que près de 60 % des onboardee restent encore dans leur organisation au moins 3 ans après avoir suivi un programme d’intégration.

Sur la plateforme, libre à l’onboardee de choisir les formations qu’il estime nécessaires pour se mettre à niveau. Autre fonctionnalité disponible : l’entreprise met en place des questionnaires afin de récolter des retours et impressions des collaborateurs à différents moments (J+30, J+90…). Elle peut donc mieux les comprendre et d’adapter son management en fonction de leurs réponses.

Dans son livre Work Rules!, Laszlo Bock ancien VP HR de Google, indique qu’un nouvel employé suivant un programme d’onboarding sera 25 % plus efficace par la suite. Il détaille dans son livre comment Google mesure l’efficacité de l’onboarding. Par exemple, l’envoi d’une notification la veille de l’arrivée de l’onboardee directement adressée au manager permettait d’atteindre ce résultat.

Pour réaliser cet objectif, HeyTeam accompagne les entreprises pour mieux gérer leurs intégrations et permet de créer des e-mails sur mesure directement à destination des managers. La plateforme, axée sur l’expérience collaboratrice, permet de faciliter les tâches requises pour les onboardee. Les managers peuvent se connecter et pourront accéder à leur check-list.

L’onboarding permet de réduire le turnover tout en améliorant l’engagement des collaborateurs dans l’entreprise. Un autre bénéfice clair pour les entreprises est l’amélioration de leur marque employeur.

Une marque employeur boostée

La marque employeur, qu’est ce que c’est ? Selon le cabinet de ressources humaines, Parlons RH, c’est un groupement d’actions dans le but de rendre l’entreprise plus attractive aux yeux des futurs collaborateurs et de fidéliser les salariés actuels. Travailler sa marque employeur est un véritable atout à l’heure de la guerre des talents et où les sociétés sont notées sur les réseaux sociaux tels Glassdoor ou Viadeo. Sur ces plateformes, les candidats potentiels ont accès à un ensemble de commentaires et de notes sur les entreprises.  Ils peuvent donc comparer et choisir la société qui leur semble plus en phase avec leur philosophie.

95% des candidats se renseignent sur le web sur la future entreprise avant même de postuler, selon une étude réalisée par le site d’intérim StepStone.

La plateforme HeyTeam va vous permettre de travailler votre marque employeur grâce à des fonctionnalités telles que : la possibilité de mettre des vidéos de présentation des managers, des photos à 360° des bureaux de travail. L’image donnée par l’entreprise est ainsi plus moderne et plus attractive tout en restant sérieuse. Une fois intégré, l’onboardee va passer du statut de « collaborateur » à celui d’« ambassadeur » de l’entreprise. Il va alors communiquer en faveur de celle-ci et véhiculer une bonne image dans leurs réseaux sociaux respectifs et sur internet.

Gagner en agilité en temps de crise

Lors d’un webinaire organisé par HeyTeam, Pierre-François Tardy, Learning & Competency Development Director chez Plastic Omnium, nous a confié que les crises étaient un accélérateur pour les entreprises et qu'il fallait se préparer à les affronter.

Le SRAS en 2003, la crise des subprimes en 2008 et le Diesel Gate en 2015 ont forcé Plastic Omnium à prendre des mesures et à s’adapter. Beaucoup d’entreprises n’ont pas survécu à ces crises contrairement à Plastic Omnium. M. Tardy nous a expliqué que ce qui les avait aidés, c’était leur agilité, et celle des équipes RH. Aujourd’hui, les équipes sont capables de recevoir des formations à distance sur divers sujets, y compris sur la sécurité grâce à la VR.

La formation chez Plastic Omnium a une place de choix au sein du programme d’onboarding  qui constitue la première formation à distance, un processus continu et inclusif. Cette formation à distance est une suite de 15 étapes de formations, chacune à propos d’une thématique, qui visent à expliquer les notions clés et à véhiculer les valeurs de l’entreprise.

Plastic Omnium a mis à disposition des formations sur la base du volontariat afin de permettre aux équipes de développer des compétences diverses (Big Data, IA, intelligence émotionnelle etc.). Ces formations prennent la forme de modules d’e-learning, de MOOCS gratuit (EDX, coursera) et de conférences (TEDx) que vous pouvez retrouver dans les « formations » de la plateforme.

Cela permet, en plus de former les collaborateurs, de les engager et de les rassurer en leur permettant de développer les compétences de leur choix, mais en lien avec leurs missions. Un gain de temps, d’argent et de compétence considérable pour l’entreprise.

En résumé

Comme expliqué, digitaliser le processus d’intégration permet de ne plus avoir de retard et de confusion pour l’ensemble des parties prenantes. La qualité de l’expérience collaborateur rend les onboardee plus investis dans l’entreprise et plus fidèles, et va impacter directement le turn-over. 🎉

Si vous désirez comprendre comment HeyTeam et l’onboarding peuvent vous aider à réaliser des économies, prenez rendez-vous sur notre agenda

À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

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