Preboarding : un process à ne pas négliger pour onboarder une nouvelle recrue en toute sérénité

Le process d’onboarding doit encore être amélioré (voire créé) dans de nombreuses entreprises. Ainsi, pour celles-ci, le préboarding est un sujet très vague.🌫️

Pourtant, l’intégration du personnel débute bien avant l’entrée dans l’entreprise et la prise de poste effective. En effet, le préboarding concerne la phase qui débute juste après avoir sélectionné pour de bon votre nouvelle recrue.

Découvrez notre check-list de préboarding pour vous aider à mener à bien ce process important.

 

Ce que vous devez faire dès que vous connaissez votre nouveau talent

Après une phase de recherche plus ou moins longue de votre nouvel employé, il serait dommage de le lâcher avant son entrée dans l’entreprise. À ce titre, connaissez-vous le phénomène de no-show ? C’est le fait pour un nouveau recruté de ne pas se présenter le jour J ❌. Cela intervient de façon plus régulière pour les profils les plus recherchés (dans les secteurs technologiques entre autres) et les process de recrutement qui ont duré de nombreux mois.

C’est pour éviter cette tendance que vous devez impérativement rester en contact avec votre nouveau collaborateur entre le moment de la promesse d’embauche et le jour d’entrée dans l’entreprise. 💬 De ce fait, il ne faut pas hésiter à lui envoyer régulièrement des messages en alternant entre messages purement administratifs et messages plus informels (sans trop forcer non plus évidemment). Le but étant de lui rappeler que vous l’attendez avec impatience (et de lui demander de vous tenir informé si les choses ont évolué de son côté). Évidemment, en parallèle, informez l’équipe voire l’ensemble de l’entreprise si vous possédez un réseau interne, de l’arrivée du nouvel employé. Profitez-en pour intégrer le salarié aux événements d’équipe avant même son arrivée dans l’entreprise. 📅

 

Préboarding : le meilleur moment pour gérer toutes les procédures administratives

Le jour de l’onboarding, votre nouvel arrivant et les collaborateurs impliqués dans le plan d’intégration des nouveaux employés auront fort à faire. De ce fait, vous pouvez profiter du préboarding pour débuter les démarches administratives. ✍️ À commencer par la signature électronique du contrat de travail. Cela permet en plus de sécuriser votre collaboration future.

Aussi, une bonne pratique qui se fait beaucoup pour le recrutement à distance et le travail en full remote : l’envoi du matériel au domicile du salarié. Ce qui permettra d’appréhender les différents outils ⚙️ un peu en avance et d’éviter de passer par la case fourniture le premier jour. Sans oublier finalement de mettre à disposition en ligne les documents utiles à l’intégration (organigramme, calendrier des événements d’entreprise, accès aux différents outils, programme de la semaine d’onboarding…).

 

Les petits plus qui font la différence au moment du préboarding

Pour peaufiner votre process de préboarding, voici quelques petits trucs qui peuvent permettre de fidéliser et améliorer l’engagement collaborateur avant le premier jour :

🎁     Envoi d’un welcome kit avec des goodies (à ne pas confondre avec l’envoi du matériel indispensable pour travailler) ;

📜     Envoi d’un mot de bienvenue personnalisé (en vidéo de préférence) du manager et du DG ;

🥐     Préparation d’un petit-déjeuner d’accueil ou d’un afterwork avec l’équipe ;

😃     Utiliser le feedback en entreprise pour connaître l’avis du salarié sur le process de préboarding.

En suivant ces quelques idées, vous avez toutes les clés pour réussir votre préboarding.

À propos d’HeyTeam

HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

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