L’onboarding à distance et ses enjeux

Le confinement et le télétravail ont imposé aux RH de réinventer la totalité de leurs pratiques. C’est le cas notamment de la politique en matière d’onboarding, une étape essentielle pour le bien-être et la productivité des salariés et qui, au-delà d’être maintenue à distance, doit aussi et surtout être renforcée ! 

Ce point d’entrée dans l’entreprise est primordial aux yeux des salariés. Il est d’ailleurs privilégié par les futures recrues : selon une étude menée par Jobteaser en septembre 2020, 1 étudiant sur 3 déclare que la qualité de l’intégration est son critère privilégié vis-à-vis de l’entreprise. Un tiers d’entre eux porte une attention toute particulière aux conditions de travail et à l’environnement.

À l’occasion de l’événement [Re]Invent organisé par HeyTeam, c’est justement l’équipe RH de Jobteaser qui nous partage son retour d’expérience. C’est une mine d’informations et de bonnes idées à reproduire pour faire de l’onboarding une réussite !


Les intervenantes

Mathilde Connac - HR Manager chez Jobteaser
Leslie Malem - HR Business Partner

L’onboarding commence dès le recrutement


Pour faciliter l’intégration du nouveau collaborateur dans l’entreprise, pas besoin d’attendre qu’il se présente dans vos locaux ou qu’il entame son premier jour de travail. Au contraire : son arrivée dans l’entreprise doit être préparée plusieurs semaines à l’avance !


3 objectifs pour préparer l’arrivée d’un salarié

➡️ Créer du lien social, en l’invitant à participer à un apéro virtuel et/ou en lui donnant un contact privilégié au sein de l’entreprise en cas d’interrogations. Il peut s’agir d’un contact RH mais aussi d’un membre de sa future équipe, qui va jouer le rôle de mentor tout au long des premières semaines du salarié dans l’entreprise. Chez Jobteaser, on appelle ça des buddies ! « Souvent, les collaborateurs acceptent ce rôle avec plaisir car ils ont envie de connaître leurs futurs collègues et de s’impliquer dans leur intégration ! », explique Mathilde Connac.


➡️ Mobiliser la culture d’entreprise, en lui mettant à disposition tous les documents utiles pour son arrivée (valeurs, histoire, trombinoscope…) et en lui envoyant un message vidéo de la part du DG ou de sa futur équipe. 


➡️ Simplifier l’administratif et la logistique, en procédant à la signature électronique du contrat de travail ou de la promesse d’embauche, en faisant livrer le matériel informatique dont le salarié a besoin. L’objectif ici est avant tout de réduire le stress du recruté pour qu’il puisse faire une entrée sereine dans l’entreprise !


L’entreprise Matera, partenaire de Jobteaser, a aussi fait le choix d’ouvrir les outils de communication aux futurs salariés, qui peuvent ainsi avoir accès à toutes les informations utiles et créer du lien avec leurs futurs collègues avant même d’intégrer l’entreprise ! Comme le précise Leslie Malem, « libre ensuite à chacun de fixer les limites de cette intégration anticipée. Selon l’organisation de l’entreprise, le plus n’est pas forcément le mieux ! »

Les bonnes pratiques de l’onboarding à distance


Des idées pour bien faire, le binôme de Jobteaser en a sous le coude ! Elles répondent ainsi très concrètement à tous les enjeux de l’onboarding en entreprise.


⭐️ Faciliter la prise de poste du nouvel arrivant


« Il y a beaucoup d’infos à enregistrer lors des premiers jours, l’entreprise doit faire en sorte de rendre ça le plus digeste possible ! » explique Leslie. Il faut alors redoubler de vigilance pour donner aux salariés toutes les clés d’une prise de poste efficace :


- Un premier rendez-vous avec les RH pour répondre à toutes les questions du nouveau collaborateur

- Des séances de présentation et d’échanges avec d’autres collaborateurs

- Une courte formation sur les produits de l’entreprise

- Un « vis ma vie », notamment avec le service client pour que le salarié puisse bien comprendre les problématiques de l’entreprise


De nouvelles actions sont aussi à l’épreuve dans l’entreprise : « Il faut rappeler que l’apprentissage doit aussi être actif. Pour que l’information soit bien assimilée par l’onboardee, on travaille à organiser des sessions de questions/réponses ! », confie Leslie. 


⭐️ Favoriser le lien social


En matière d’onboarding, tout est bon à prendre pour que le salarié puisse nouer des relations professionnelles et amicales dans l’entreprise. Jobteaser mise par exemple sur des activités ludiques comme les quizz de culture générale ou les team building 100% digitaux. La formation de binômes et les fameux buddy's à l’honneur chez Jobteaser contribuent aussi largement à l’intégration des nouveaux salariés, même à distance !


⭐️ Bien former les managers


Selon Leslie Malem, « Les managers jouent aussi un rôle essentiel dans l’intégration sociale du nouvel arrivant. Il est primordial de bien les former dans cet objectif ! ».


Les managers doivent ainsi tout faire pour cadrer l’arrivée du salarié et suivre ses premiers pas :

- Organiser une présentation claire du poste et des attentes de l’entreprise vis-à-vis de celui-ci

- Déterminer des objectifs clairs et les communiquer au futur salarié

- Alerter sur les risques psycho-sociaux liés au télétravail

- Privilégier les one to one réguliers avec le collaborateur


Pour Leslie, les managers doivent aussi privilégier les objectifs SMART : Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels.

⭐️ Garantir l’équilibre vie personnelle / vie professionnelle


C’est un enjeu essentiel aux yeux des salariés qui doit être traité comme une priorité par les managers, d’autant plus que le télétravail peut avoir pour effet d’envahir la vie personnelle des salariés.


Chez Jobteaser, cela repose notamment sur :

- Une communication claire sur les horaires de travail

- Des équipements informatiques  qui favorisent la déconnexion

- Un point quotidien entre le manager et le salarié

- Une attention toute particulière portée aux temps de pauses


Comme le souligne Leslie, « c’est déjà une problématique difficile à gérer pour tous les collaborateurs. Pour les nouveaux arrivants, ça peut être encore pire ! »

L’onboarding à distance sur la durée 


Même à distance, l’onboarding ne doit pas se concentrer sur les premiers jours du salarié mais bien couvrir l’ensemble de la période d’essai au minimum. Les objectifs SMART évoqués par Leslie Malem sont d’ailleurs fixés sur 30 jours, 60 jours et 90 jours, pour permettre aux managers et aux RH de les suivre et de les faire évoluer le plus justement possible si nécessaire. Le but selon elle, « c’est aussi d’établir un plan d’action évolutif pour que la période d’essai soit concluante, pour le salarié comme pour le manager ! »

Chez Jobteaser, ces objectifs sont aussi complétés par un point à mi-parcours de la période d’essai, basé sur la grille d’objectifs et la rédaction d’un rapport d’étonnement par le salarié. Grâce aux feedbacks effectués régulièrement dans l’entreprise, les RH peuvent aussi obtenir toutes les informations dont elles ont besoin pour mettre à jour leur programme d’onboarding et communiquer à ce sujet le plus régulièrement possible. 

Avant de conclure, Leslie et Mathilde rappellent enfin l’essentiel, comme pour éliminer les dernières réticences : « On sait que l’onboarding à distance ne remplacera jamais un onboarding en présentiel, mais il reste nécessaire et contribue quand même largement à faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs ! »

À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

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