Comment adapter ses locaux aux nouveaux modes de travail ?

Ces 12 derniers mois, crise sanitaire et confinements à répétition obligent, notre façon de travailler a radicalement évolué. Plus flexible, autonome et digitale : dans les entreprises, les méthodes de travail se sont adaptées à la distanciation sociale et ont forcé tout le monde à trouver de nouveaux repères, notamment les ressources humaines.

Alors, si des entreprises ont profité de l’occasion pour se passer définitivement de locaux et adopter le full-remote, d’autres considèrent encore les bureaux comme un élément essentiel de la culture d’entreprise et de la gestion du personnel, et optent ainsi pour un modèle hybride incluant toujours une part de présentiel. 

Dans les deux cas, la situation est la même : les locaux ne sont plus adaptés à l’organisation de l’entreprise ! Manque de places assises ou de matériel, trop d’espaces ouverts pour trop peu d’espaces fermés, espaces trop souvent inoccupés… Ces bureaux qui ne ressemblent plus à leurs occupants finissent par être contraignants et gênent la productivité de l’entreprise. En gestion des ressources humaines, ça devient même une vraie galère !

Une seule solution s’impose alors : réaménager l’espace pour qu’il soit parfaitement adapté à l’organisation de l’entreprise et en faire un espace de travail optimisé, attractif, propice à la concentration comme au travail d’équipe. En somme, le bureau idéal ! Dans votre entreprise, c’est possible aussi ! Nous avons justement préparé un guide étape par étape pour réaménager vos locaux dans les règles de l’Art.


Pourquoi réaménager ses locaux ?


Si les locaux de l’entreprise ne correspondent plus aux habitudes des salariés, difficile d’espérer les faire venir régulièrement ou d’obtenir des résultats satisfaisants ! À l’inverse, en plus de répondre aux enjeux du Future of Work, l’optimisation de vos bureaux peut complètement transformer la vie de votre entreprise, en décuplant notamment la productivité des salariés et en permettant à l’entreprise de gagner en flexibilité. 


Les bénéfices côté salarié :

⭐️ Concentration maximum grâce aux espaces privatifs et cabines d’appels

⭐️ Communication plus facile via les espaces de travail et/ou de réunion

⭐️ Créativité augmentée par un environnement innovant et stimulant

⭐️ Stress réduit jusqu’à 60%


Les bénéfices côté employeur :

🤙 Moins d'absentéisme et plus de motivation à venir au bureau !

🤙 Gestion des ressources humaines facilitée

🤙 Économies réalisées en supprimant les espaces de travail inoccupés

🤙 Salariés plus créatifs, productifs et fidèles

🤙 Marque employeur boostée et valorisée sur le marché


Avec des locaux attractifs et adaptés aux modes de travail adoptés par les équipes, c’est la productivité globale de l’entreprise qui augmente ! En outre, les salariés trouvent que l’environnement de travail impacte leur concentration (92%), leur créativité (74%) et le travail d’équipe (88%) - Etude Opinion Way “La relation entre l’environnement de travail et le bien-être des salariés” - Janvier 2017.


Ré-aménager ses bureaux en 3 étapes 


🧩 Déterminer le nombre de postes nécessaires


Dans un premier temps, il faut impérativement déterminer le nombre de postes dont vous avez réellement besoin. Pour une estimation la plus juste possible, jetez un œil à votre situation actuelle : combien de salariés sont présents tous les jours ? Vos locaux disposent-ils de suffisamment d’espaces communs ? Pensez aussi à sonder les salariés en récoltant leurs feedbacks sur leur environnement de travail ou leurs besoins en matière de télétravail.

L’enjeu ici est de prévoir suffisamment de postes de travail pour que chacun ait une place pour travailler, tout en évitant de gaspiller de précieux mètres carrés qui pourraient servir à autre chose. À la clé : un véritable gain de confort pour les collaborateurs et peut-être même de belles économies pour l’employeur en limitant les mètres carrés utilisés.

🧩 Organiser les espaces de travail


Selon les salariés, le bureau idéal doit répondre aux critères suivants : 

- Être attractifs, modernes et agréables à vivre

- Favoriser les rencontres, le travail d’équipe et le lien social

- Demeurer LE lieu de travail de référence


Alors, faites en sorte d’aménager vos locaux en ce sens, en prévoyant notamment :

- Des bureaux partagés et des espaces privés, accessibles par exemple sur réservation.

- Des salles de réunions, de travail en équipe et/ou de visioconférence (des “meeting room”)

- Des espaces plus conviviaux et chaleureux, propices à la détente


Pas besoin pour autant de faire de grands travaux, c’est surtout une question d’aménagement et d’optimisation de l’espace. Multipliez les sièges et les surfaces de travail dans les salles fermées mais aussi dans des espaces moins formels et moins ordonnés. Faites en sorte que vos locaux soient inspirants et attractifs


🧩 Encadrer la vie dans vos locaux


Des locaux agréables à vivre sont des locaux dans lesquels on respecte les règles, si tant est qu’elles ont été fixées ! Utilisation abusive des espaces réservés au téléphone, trop de bruit dans les espaces communs, espaces détentes encombrés et négligés : sans règles claires et précises, ces petits tracas de la vie au bureau peuvent rapidement réduire à néant la productivité et la cohésion d’équipe.

Pour y remédier, proposez par exemple à vos collaborateurs de co-construire avec les ressources humaines une “charte de vie dans les locaux”, qui liste les règles de bonne conduite (hygiène, utilisation du matériel commun, réservation des salles…). Elle assurera une cohabitation saine entre les équipes et facilitera la gestion du personnel.


🧩 L’aménagement des locaux en fonction du mode de travail 


D’une entreprise à l’autre, les locaux peuvent ne rien avoir en commun… et c’est bien normal car elles n’ont pas les mêmes habitudes de travail. L’aménagement des locaux dépend aussi du mode de travail adopté par l’entreprise car à distance ou en présentiel, on ne privilégie pas les mêmes critères… Voici quelques indications sur ces deux modes de travail de référence :

Le rôle des bureaux en distanciel :

- Rassembler les collaborateurs occasionnellement

- Assurer une permanence technique ou RH

- Être la vitrine de l’entreprise


Si le mode de travail de référence est le distanciel, privilégiez des locaux à taille humaine qui pourraient servir à rassembler occasionnellement les collaborateurs. Privilégiez également les espaces décloisonnés et aérés tout en misant sur une ambiance conviviale, chaleureuse et fédératrice.


Le rôle des bureaux en présentiel :

- Répondre à TOUS les besoins quotidiens des collaborateurs

- Accueillir tous les collaborateurs simultanément

- Incarner l’entreprise et fédérer les équipes au quotidien


Même en présentiel, un meilleur aménagement de l’espace est sans doute possible pour répondre aux nouveaux besoins des salariés : salles de visioconférences, espaces pour téléphoner, garage à vélos, bureaux avec prises USB, espace de travail extérieur... Le 100% présentiel n’empêche pas l’entreprise d’évoluer au rythme de ses collaborateurs et de se moderniser quand il le faut.  Les salariés sont d’ailleurs 29% à déclarer que leur espace de travail s’est dégradé durant les 5 dernières années ! - Etude Opinion Way “La relation entre l’environnement de travail et le bien-être des salariés” - Janvier 2017.


À propos d’HeyTeam


HeyTeam est la plateforme dédiée à l’onboarding des nouveaux collaborateurs au sein des entreprises. À travers ses nombreux modules, la plateforme accompagne les collaborateurs tout au long de leur parcours en entreprise : onboarding, mobilité interne, reboarding, offboarding... HeyTeam contribue ainsi largement à faciliter la fonction RH au quotidien et pour demain.

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